For mange bedrifter som tar initiativ til sosialt samarbeid, er den store appellen som en informasjonsressurs som kan generere og lagre mange data og bli tappet inn etter behov. Nøkkelen til å få det til å fungere er å administrere dataene slik at de er tilgjengelige, nyttige og sikre.

"Å finne ustrukturert informasjon er notorisk utfordrende og å oppdage innsikt andre kan ha bidratt til, er egentlig ganske utfordrende," sier Richard Edwards, hovedanalytiker ved Ovum. "Bruk av enkle søkeordssøk er bra hvis alle gjør en flittig jobb med å markere søkeord og hashtags.

"Søkteknologi kan virkelig hjelpe med dette, men jeg tror ikke det finnes noen løsning på markedet i dag som ville ha 10 av 10 i den forbindelse. Det er noe som må ses veldig nøye."

Han legger til at ondsinnet innhold, malware og vedleggshygiene også skaper problemer, sammen med sikkerhetskopiering og gjenoppretting. På slutten av informasjonen kommer livsarkivering og rekordhåndtering inn i den.

Bedrifter som nettopp har fått tak i deres sikkerhets- og databeskyttelsesansvar rundt e-post og databaser, kan lure på hvor de skal begynne.

"I den sosiale perioden er det mye buzz rundt å dele åpenbart alt du gjør," sier Alan Lepofsky, visepresident og hovedanalytiker, Constellation Research. "Det er ofte ikke praktisk på jobben, ettersom organisasjoner fortsatt håndterer store mengder konfidensielle data.

"Bare fordi deling er bra, betyr det ikke at informasjon fra juridiske, økonomiske, patenter, forskning etc. skal være tilgjengelig for alle ansatte.

"Sosial programvare har hevet et helt nytt sett med sikkerhetsproblemer, akkurat som blogger, wikier, direktemeldinger og alle andre former for samarbeid gjorde før. En blanding av retningslinjer, regler og teknologi er nødvendig for å beskytte informasjon.

"Se for eksempel på tingene som gjøres via partnerskap med dataforebyggende leverandører som Code Green Networks, CipherCloud og Proofpoint."

Han legger til: "Fra et lagringsperspektiv er mengden data sjelden et problem. Det som begynner å bli et problem, er sortering, organisering, søking etc."

Unngå fragmentering

Effektiv bruk av bedriftssosialt samarbeid bør løse problemet med å administrere data i stedet for å opprette det. Amerikanske og britiske grener av SEGAs Digital Business-team bruker Huddle for å unngå fragmentering av informasjon på tvers av lag og holde oversikt over innholdsversjoner.

Alle samtaler og tilbakemelding på innhold lagres på ett sted.

"For spillprosjekter er det ganske viktig å sikre at alle synkroniseres og jobber med de nyeste dokumentene. Spilldesigndokumenter blir oppdatert og oppdatert hele tiden, og det ville være vondt å grave gjennom e-postvedlegg for å sikre at du ser på det siste versjon, sier Chris Olson, VP Digital Business.

"Med Huddle kan vi se hvilke endringer som har blitt gjort på hvilke filer og hvilke medlemmer av teamet og tilbake til gamle versjoner hvis det er nødvendig. For våre lag i Japan er regneark fortsatt de facto verktøyet du velger, og de kan noen ganger bli ganske uhåndterlig, slik at versjonskontroll og sporing er spesielt nyttig for disse. "

Før du tok Huddle til, sto teamet på e-post, delte nettverksstasjoner og filoverføringsprotokoller for å samarbeide på prosjekter.

"Men når spillets produsent er basert i England og markedsføringsteamet for samme spill sitter på et kontor i California, slutter alle å drukne i e-post, og det blir snart uhåndterlig, sier Olsen..

"Vi har eldre systemer, som SharePoint, som brukes andre steder i virksomheten, men vi ønsket noe mindre komplisert og tungvint og mer innovativt som gjør at vi kan få jobben og jobbe effektivt med mennesker inni og utenfor brannmuren. Vi hadde også kort vurdert Yammer (før Microsoft kjøpte selskapet) og følte at det var fokusert mindre på produktivitet i forhold til å være et sosialt nettverk for bedriften din. "