"Selv om historien holder spreadsheeting helt uskadelig for dagens kaos, er det faktum at spreadsheeting er så mye brukt mens det samtidig er så utsatt for feil, at det er en sterk indikasjon på at hvis en måte kunne bli funnet å forbedre påliteligheten, vil den globale BNP stige merkbart oppover . '"

Angus Dunn, European Spreadsheet Risks Interest Group.

Les mer: Logitech MX Craft

Bedrifter som regneark. Med over 750 millioner brukere over hele verden, er Microsoft Excel det tradisjonelle verktøyet til valg for å presentere og analysere data og beregninger utført ved hjelp av løsningen, telle for 38 milliarder kroner av investeringsbeslutninger per privat sektor per år.

Regneark fortsetter å være det eneste virkelige, fleksible verktøyet som raskt kan levere svar, og det er en av grunnene til at de fortsatt er så populære. Uansett hvor mange systemer et selskap har, hvor stort de er, eller hvor mange millioner pund har blitt brukt på dem, er virkeligheten at flertallet av data eksporteres til Excel før beslutninger med alvorlig konsekvens blir gjort. Det er bare en håndfull finansdepartementer i verden som ikke kjører sin kritiske beslutningsprosessanalyse gjennom Excel. Og grunnen til dette er enkelt - de som venter på et svar, trenger ikke å involvere IT-teamet og vente på uker for et svar som Excel kan levere i løpet av minutter.

Så, mens Excel fortsetter å være nummer én plattform når det gjelder å analysere data, finne informasjon, lage klistremerker og presentere dem til beslutningstakere, er det noen problemer som er frustrerende for brukere.

En svært vanlig utfordring påvirker de som bruker regneark i en liten - det kan bare være 5 eller så - samarbeidspartner hvor alle trenger tilgang og deler de samme dataene som de jobber mot et komplekst sett med bedriftsrapporter. Dette kan være veldig hardt og tungt med massiv ineffektivitet, da noen endringer som gjøres på ett regneark, ikke kan ses av de andre gruppemedlemmene. Resultatet er endeløse timer med kopiering og liming for å komme fram til en "enkeltversjon av sannheten".

I dette scenariet øker risikoen for feil, og som vi alle vet, kan en nøkkelfeil resultere i en høy profilkatastrofe. Ta for eksempel regnearkfeilen som forlot organiseringskomiteen i London i stor grad forlegen da det ble igjen for å bekrefte at fire svømmingsøkter hadde blitt solgt med 10 000 billetter. Å skrive inn 20 000 i stedet for riktig tall på 10 000 forårsaket denne feilen og undersøkelsen viser at halvparten av alle regnearksmodeller som brukes operativt i store bedrifter, har materielle feil.

  • De beste web hosting-tjenestene for 2018

Re-engineering

Så kan regneark bli omarbeider for å levere et verktøy som er bygget for kravene til moderne virksomhet? Svaret er ja, og det er på tide med en ny måte ved hjelp av en av de mest dominerende teknologiene i 2018 - skyen.

Konsensusen mellom IT-spesialister er at skyen er satt til å være den største forandringslederen, og sikkert har skyen potensial til å omdanne effektivitet innen organisasjoner som trenger å jobbe sammen, og for tiden stole på ikke-sammenhengende regneark for å formulere ledelsesrapporter.

Ved å bruke en radikalt annen tilnærming til et gammelt problem, kan brukerne nå nyte enkelheten og komforten ved å bruke et regneark som "frontend" med en forbindelse til en robust (men godt skjult og gjennomsiktig for brukeren) back end 'som gjør alt det harde arbeidet.

Eksisterende regneark og andre uensartede datakilder (som MS Access og core ERP) kan nå integreres i en løsning uten at de store datalagringsproblemer er en gang opplevd og med minimal forstyrrelse. Alle jobber rett innenfor Excel, alle har direkte fordel og alle beholder Excels legendariske fleksibilitet.

Ved å utnytte kraften til en industristatabase og kombinere den med enkelheten i et regnearkgrensesnitt, kan Business UK være trygg på at den er i ferd med å ha fundamentalt pålitelige data, støttet av full revisjonsspor som bidrar til å gjøre mer strategiske beslutninger raskere , med mer nøyaktighet.

Hastighet i bruk

Ved første øyekast ser teknologien ut og føles akkurat som å jobbe med et sett med normale regneark: Det er ingen endringer i forretningsprosessene, og det kreves ingen ekstra trening. Forskjellen ligger i det faktum at hvert regneark forsterkes av en forbindelse til en sikker skytserver, slik at når hvert medlem av teamet endrer noen verdi i en hvilken som helst datakilde i sitt lokale regneark, synkroniseres oppdateringer i skyen og en versjon av sannheten er sendt tilbake til alle.

Med regulatorer som sannsynligvis vil øke interessen for deres bruk de neste to årene, markerer dette et viktig skritt fremover for å finne en måte å forbedre samarbeid og effektivitet, datakvalitet og validitet og eliminere en av de største risikoene knyttet til regnearkbruk. Mangelen på revisjonsspor.

Etterspørselen etter å kombinere de beste av de gamle med den avanserte teknologien til den nye er en trend som skal resonere i 2018. Bedrifter er lei av å investere og omfavne ny teknologi som ikke lever opp til sprøytenarkomanen. Hvorfor gjenoppfinne hjulet når du bare kan forbedre det?

Denne bruken av smart teknologi for å levere neste generasjons virksomhetsarkene har potensial til å bringe en stopper for et problem som har ført til at nesten en av fem store virksomheter lider økonomiske tap og til slutt vil gi kraft tilbake i hendene til bedriftsbrukere.

Bedrifter har blitt sliten av ufleksible, dyre programvarepakker eller regnskapsprogramvare som aldri helt gjør hva de trenger. Tilbakestille til regneark, som er blitt forvandlet for å passe til dagens verdens behov, gir dem tilbake kontrollen de trenger.

Brian Donnelly er administrerende direktør for Synapse Informasjon. Han grunnla sin første store virksomhet; Constellar, i slutten av 1990-tallet. Utenfor arbeidet vil du mest sannsynlig finne Brian på Squash-banen.