Elsker det eller ødelegger det, det ser ut som at "bringe din egen enhet til jobb" ("BYOD") revolusjonen er her for å bli.

Arbeidsgivere tillater stadig (og oppmuntrende) ansatte til å jobbe med personlige enheter, i stedet for å insistere på at tildelte telefoner, bærbare datamaskiner eller nettbrett kun brukes til bedriftsvirksomhet.

Det er ingen tvil om å jobbe på denne måten - økt produktivitet, kanskje fordi den ansatte er komfortabel med sin egen enhet og kan jobbe derfra hvor han enn går. Det kan være kostnadsbesparelser for selskapet, kanskje, da erstatning og oppgraderingskostnader er minimert.

Det er en rekke juridiske konsekvenser arbeidsgivere må være oppmerksomme på, men før de tar en slik praksis. Løsningen på mange av disse problemene er å sørge for at du har en vanntett BYOD-policy på plass i god tid.

Her er fem poeng som bør vurderes når du utarbeider og implementerer en slik policy:

Hvem eier hva?

Som arbeidsgiver kan du legitimt ønske å legge inn visse begrensninger etter begrensning på dine ansatte, begrense deres evne til å kontakte eller henvende seg til forretninger fra dine kunder når ansettelsen er avsluttet.

For å sikre at disse er praktiske i praksis, selv om ansatte ikke vil returnere sine enheter til deg, må du forsikre deg om at politikken dekker eierskap av eiendom, for eksempel kontaktinformasjon, for eksempel eller mobilnummeret som brukes av den ansatte.

Sørg for at kundens kontaktopplysninger spesielt forblir selskapsegenskaper, selv om de er lagret på en personlig enhet. Å sørge for at slike opplysninger kun lagres på en tilgjengelig bedriftsdatabase (i stedet for i selve enhetens minne) vil hjelpe til med å skille mellom selskaps- og ansattes eiendom.

Hva er tillatt?

Som med enhver IT-policy, må det være klare retningslinjer for hva som er tillatt når du bruker disse enhetene. Kontroller at det er klart hva systemtilgang er tillatt, hvilke enheter som kan brukes, og hvilken bruk av sosiale medier som er tillatt mens de er koblet til et selskaps nettverk. Sørg for at disse reglene knytter seg til disiplinpolitikken slik at du kan gripe til handling i tilfelle brudd.

Hvem betaler?

Å gi IT-støtte selv for personlige enheter, eller dekker kostnadene for sikkerhetsprogramvare, kan spare penger på bedriften i det lange løp. Uansett hva du bestemmer, sørg for at politikken er tydelig på hvem som betaler for hva.

Sikkerhet

Dette er viktig. Sørg for at retningslinjene nøyaktig angir hvilket passordbeskyttelse og kryptering som skal aktiveres, og hvilken sikkerhetsprogramvare som må installeres. Vurdere å inkludere en rett til eksternt slette all informasjon og systemtilgang i tilfelle tap eller tyveri, og gjør at selskapet ikke tar ansvar for at personopplysninger går tapt.

IT og HR samarbeid

Personaleavdelinger kan godt brukes til å utarbeide politikk som beskriver forventningene og begrensningene for ansattes oppførsel, men politikken vil trenge viktig innspill fra IT for å sikre at det er brukbart, altomfattende og effektivt..

Spennende og revolusjonerende, men sørg for at alle juridiske implikasjoner er ordentlig dekket før du blir med!

  • Graham Green er en partner i Arbeids- og sysselsettingsavdelingen i Reed Smith LLP.