Jeremy Holt sier at mange små og mellomstore bedrifter ikke håndterer den juridiske siden av deres IT-anskaffelser veldig bra. De kutter ofte hjørner og tar ikke riktig råd, eller til og med får nok detalj av avtalen skriftlig - og kommer til å angre på den sviktende.

Den kommersielle advokaten - en partner av Clark Holt og forfatteren av A Manager's Guide to IT Law - sier at det kan være spesielt smertefullt når de har betalt for utvikling av skreddersydd programvare og finner at de ikke har noen eierskapsrett over kildekoden.

"Ofte får jeg hjertesamtaler fra folk der de har ansatt et programvarehus for å få noe klart, så er det en rad, og de innser at programvarehuset har dem over en tønne," sier han.

"De har ingen rettigheter til å bruke programvaren som er opprettet. Selv om de har betalt for noe utviklingsarbeid, eier de ikke, alt er på programvarehusets maskin, og de sier" med mindre du betaler mine kostnader jeg Jeg gjør ikke noe mer for å holde tingene i gang. "

Bok og tips

Det var dilemmaer som dette som ba ham skrive boken, som er utgitt av Chartered Institute for IT (BCS), og utarbeide sine 10 tips om de problemene IT-ledere bør vite om. Hans råd er å ta noen enkle trinn for å holde seg fri for problemet.

"For det første bør de skrive ut hva de forventer å skje. Mange av disse tingene skjer uten skriftlig oversikt over hva som skjer.

"For det andre vil det være fornuftig å være enige om at utvikleren enten gir kildekoden slik at de kan flytte den andre steder, eller å være enig i kontrakten om at de vil tillate kunden å få andre til å utvikle programvaren hvis de ikke vil bruke dem mer. "

Holt sier at de fleste kjøpere vil være godt rustet til å gjøre dette før noe er signert, men at når avtalen er truffet eller penger betales "genien er ute av flasken", og programvareleverandøren kan gi navn på prisen.

Han anbefaler også å prøve å unngå skreddersydd programvare og kjøpe de kommoditiserte pakkene, selv om det innebærer å endre enkelte interne prosesser for å matche programvaren. Det kan forårsake litt indre friksjon, men det er mye mindre risikabelt.

mekling

Et annet skritt som kan tas opp er å inkludere en meklingsklausul i kontrakten, slik at hvis det er tvist med en leverandør, kan de bli tvunget til å gå til en uavhengig mediator før noen tar det til retten.

Mediatoren lytter privat til hver sides synspunkt og forteller ikke det andre det som ble sagt. De har ofte ulike prioriteringer som ikke er gjensidig, noe som betyr at begge kan få det de virkelig ønsker.

"Jeg har blitt ganske imponert av en rekke mediatorer jeg har møtt, og de er uavhengige, sier Holt.

"Ofte når du har to personer i tvil, er det best å finne en mellomvei, for det kommer til å bli mye billigere enn om du går ut for retten."

Kjøpe maskinvare er mye enklere som en leverandør vil vanligvis reparere eller erstatte alt som ikke fungerer, men det er også problemer i den voksende virksomheten til skygtjenester.

"Med cloud computing gir du stor tillit til leverandøren, sier Holt. "Du legger alle dataene dine med dem, og de kunne hvis de ønsket å se veldig nært på dataene, og det kunne sees av konkurrentene dine.

"Når folk går inn i en sky-kontrakt, er det hvor pålitelig selskapet er, hvem vil se informasjonen din, om den skal holdes på en egen server, og om selskapet har avtalt å hjelpe deg med å flytte til et annet cloud computing selskap hvis du vil. "

e-post råd

Han har også råd om e-post: For å sikre at firmaet og kontaktinformasjonen er korrekte, i hvert fall for den første meldingen i en samtale, så blir det alltid en oversikt over det i tråden. Hvis noen sender en e-post på vegne av selskapet, bør de gjøre det klart, og hvis de ikke gjør det, kan det føre til forvirring over hvem som inngår en avtale.

Det er ikke nødvendig med lange ansvarsfraskrivelser på e-post. Holt sier "de teller ikke for en sprut" og at det er bedre å ikke ha en ansvarsfraskrivelse i det hele tatt.

Han anbefaler at et lite firma bruker de 10 tipsene som utgangspunkt for å forstå de juridiske kravene til IT-aktivitetene. Disse tar inn noen av punktene ovenfor, sammen med problemer som behovet for politikk for bruk av datamaskiner og datadestruksjon, og en advarsel om at det må være en avtale om lisensvilkår for bruk av åpen kildekode.

Men hvis det er ett poeng Holt legger vekt på fremfor alt, er det viktig å få en avtale skriftlig.

"Du trenger skriftlige kontrakter," sier han. "Du kan ikke bare stole på forståelser som ikke er nedskrevet."