Ifølge Paolo Malinverno, forskningsdirektør hos Gartner, kan bedrifter få tilbake utgifter til å sette opp e-fakturering om et år. Likevel bruker bare en svært liten prosentandel av britiske SMBer teknologien.

Det enkleste systemet innebærer å sende en PDF til en leverandør. Men de reelle fordelene med e-fakturering kommer når det forvandler hele betalingsprosessen ettersom fakturaen blir en betalingsanmodning, integrert med kontosystemet og leverandørbetalingssystemet.

Nylige utviklinger tyder på at mange flere bedrifter vil bruke e-fakturering på en eller annen måte i 2013. Et EU-momsdirektiv, introdusert 1. januar, fjernet tidligere begrensninger for vedtaket ved å løfte de tekniske kravene til levering av elektroniske fakturaer.

Vedtaket har blitt holdt tilbake av mangel på standardisering og interoperabilitet, men det behandles nå av organer som EESPA (European E-Invoicing Service Providers Association), Storbritannias nasjonale e-fakturering forum (UKNeF) og EU selv med Pan -Europeisk Offentlige Anskaffelse Online (PEPPOL) prosjekt OpenPEPPOL. Sistnevnte er laget for å gjøre det enkelt for europeiske bedrifter å håndtere elektronisk med noen europeiske offentlige kjøpere.

"e-fakturering adopsjon er ikke hva det kan være i Storbritannia," sier Nigel Taylor, leder av UKNeF og leder av e-fakturering hos leverandør GXS. "Offentlig sektor har gjort noen innbrudd, men generelt har den ikke blitt tatt opp, så vel som det burde være."

Factoring verdi

Men han peker på at blant firmaer som er klare til å selge ubetalte fakturaer til faktorforetak, som da tar sikte på å samle hele satsen, kan de som bruker e-fakturering få mer enn de vanlige prisene på 80-90% av verdien.

"Fordi fakturaen behandles raskt og det har blitt matchet med en innkjøpsordre, går mye av risikoen, så nye forsyningskjedefinansieringsfirmaer gjør en lignende ting å factoring, men gir en mye bedre rente, sier Taylor.

På denne måten åpner e-fakturering en alternativ tilgang til likviditet.

Mange mindre bedrifter kan ikke ha annet valg enn å bruke e-fakturering da store kunder krever at de sender fakturaer elektronisk via betalingsportaler. Noen ganger fører dette til at selskaper må samhandle med flere forskjellige portaler.

Gartner Malinverno mener at driften av kostnadsbesparelser skaper firmaer mot e-fakturering i skyen.

"SMBs tenker, hvis jeg må sende fakturaer elektronisk til en stor kunde, hvorfor sender jeg ikke elektroniske fakturaer til alle?" han sier. "De har fått nok til å samhandle med ulike portaler på ulike måter å fakturere forskjellige kunder.

"De sier" Jeg vil gjøre alt elektronisk og skyve problemet, skyv alt dette mangfoldet ut til en outsourcer i skyen. "Det er bevist, selv om den månedlige avgiften virker mye og kostnaden avhenger vanligvis av hvor mange fakturaer du send, det lønner seg selv når det gjelder menneskets tid og interne IT-ressurser på mindre enn et år. "

Hovedbarrieren, i Malinvernos syn, er behovet for å forandre interne prosesser: "Små bedrifter kan gjøre det, mellomstore bedrifter er forskjellige. Regnskapsavdelingene er ikke den mest progressive, slik at forandring av prosessene for dem er en stor avtale. Det er det viktigste -inhibitor ".

Tidlig betaling

e-postmarkedsføringsleverandør PadiAct bruker Avangate e-handelsplattform til å fakturere B2B-klienter. Claudiu Murariu, medstifter, sier: "Fakturering var en stor avtale for oss. Vi var bare tre personer, og det var viktig at vi ble betalt så snart som mulig."

PadiAct ville ha en løsning som ville hjelpe med internasjonal fakturering og ville gi e-handelsfasilitetene, ettersom det måtte tillate kundene å betale med kredittkort på nettet. Avangate tilbød begge og gjør nå alle fakturering for PadiAct.