Å gjøre en radikal endring i e-post på et stort selskap er en oppskrift på katastrofe. Brukere har en tendens til å opprør hvis du skyver ut en annen produktivitetsapp, og støttemordet kommer til å komme i kjøringer. Likevel, med Google Innboks, er det mange grunner til å vurdere å oppmuntre brukere til å oppgradere.

Det er ikke en engrosutskifting, for eksempel bytte fra Outlook til Gmail. Og det er teknisk et rent forbruksspill (siden det ikke er en del av Google for Work). Likevel kan forretningsbrukere dra nytte av noen få viktige funksjoner for å pumpe opp arbeidsproduktiviteten. Så lenge du vet det er noen avveier (ifølge noen få eksperter), er det verdt å undersøke.

Nøkkelendringer

Nøkkelendringen her er at Google har tilbudt Google Innboks som den første nettappappen for å bruke den nye Material Design metaforen. Det er virkelig en stor overhaling som tar de virtuelle konseptene med fargeoppsett, hvite rom og en trimdesignstruktur og legger dem inn i en nettleser (eller en mobilapp).

Grensesnittet ser bemerkelsesverdig mindre rotete ut, og den umiddelbare effekten for kunnskapsarbeidere er at du kan tenke litt tydeligere om hva du gjør uten så mange alternativer på skjermen. Det er uten tvil et renere grensesnitt enn det du ser på en iPad.

En annen viktig endring er at innboksen låner mange ideer fra Google Nå, destinasjonssiden og søkeplattformen du kan bruke på mange Android-telefoner og -brett (og i nettleseren). Google Now "lytter" til e-posten din og vet når du er i nærheten av en flyplass, står ved en bussterminal eller sent for et møte. I Google Innboks viser lignende funksjoner påminnelser om flyreiser og til og med ting du har bestilt på nettet. Alt dette integreres direkte i grensesnittet.

En overraskende forbedring har blitt gjort med søk. Når du skriver inn noe i søkeboksen, trenger du ikke å vente på en rullegardinmeny, eller trykk Enter. Resultatene vises "live" i innboksen mens du skriver. Dette øker produktiviteten enormt over Gmail-søk. Det betyr også mindre avhengig av Gmail-etiketter (som fremdeles vises til venstre i en rullegardinmeny) fordi du kan stole på at du kan finne dine nåler i høstestakken bare ved å skrive et søk. Det forbedrer arbeidsflyten fordi du kan søke mer interaktivt, spontant og raskt.

"Google ser ut til å ta Innboks mot det som kan kalles dynamisk meldingsadministrasjon, det vil si å prøve å reframe e-post og relaterte oppgaver som virkelig produktive i stedet for de byrdene de ofte er, sier Charles King, en IT-analytiker. "Noen av funksjonene vises basert på praktiske leksjoner Google har lært av å utvikle og administrere Gmail. Andre, som flyselskapsvarsler, vil sannsynligvis blande funksjonalitet fra tjenester som Google Nå."

Produktivitetsproblemer

Et viktig spørsmål å spørre før du bruker Google Innboks (og du må be om en invitasjon på http://www.google.com/inbox først før du hopper fra Gmail), er om disse endringene vil påvirke produktiviteten din, eller hvis de kan forårsake en ro ned. Appen gir absolutt noen forbedringer visuelt og teknisk, men noen endringer i hvordan du jobber kan ha en skadelig effekt hvis gevinsten ikke kompenserer for skiftet.

Et eksempel på dette er at Google har flyttet fanene for kampanjer, foruminnlegg, sosiale nettverkaktivitet og ikke-kritiske oppdateringer over til venstre kolonne over fanene. De kan ikke deaktiveres eller flyttes fra dette stedet, så hvis du stole på etiketter, ruller du ned under disse hardkodede skuffene. Du kan bestemme seg for å pakke dem inn i grupper og bare se dem en gang i mellom, slik at de ikke roter innboksen din, men du kan ikke helt ignorere dem.