Merk: Dette er et redigert utdrag fra Data Smart: Bruke Data Science til å transformere informasjon til innsikt av John W. Foreman, publisert av Wiley (RRP £ 30,99)

Denne boken er avhengig av at du har et arbeidskunnskap om regneark, og jeg kommer til å anta at du allerede forstår det grunnleggende.

Hvis du aldri har brukt en formel før i livet ditt, har du en liten oppoverbakke kamp her. Jeg vil anbefale å gå gjennom en For Dummies-bok eller annen intro-nivåopplæring for Excel før du dykker inn i dette.

Når det er sagt, selv om du er en erfaren Excel-veteran, er det noen funksjonalitet som fortsetter å beskjære seg i denne teksten du kanskje ikke må bruke før. Det er ikke vanskelige ting; bare ting jeg har lagt merke til ikke alle har brukt i Excel. Du vil dekke et bredt spekter av små funksjoner i dette kapittelet, og eksemplet på dette stadiet kan føles litt usammenhengende.

Men du kan lære hva du kan her, og når du møter det organisk senere i boken, kan du gå tilbake til dette kapittelet som en referanse.

Som Samuel L. Jackson sier i Jurassic Park, "Hold fast på rumpene dine!"

Noen eksempler på data

Tenk deg at du har vært forferdelig mislykket i livet, og nå er du en voksen som fortsatt bor hjemme, og kjører konsesjonstanden under basketballspillene som spilles på din gamle videregående skole. (Jeg sverger dette er bare semi-selvbiografisk.)

Du har et regneark fullt av går kveldens salg, og det ser ut som Figur 1-1.

Figur 1-1 viser hvert salg, hva var varen, hvilken type mat eller drikke det var, prisen, og prosentandelen av salget gikk mot prostitusjon.

Flytter raskt med kontrollknappen

Hvis du vil lese opp postene, kan du bla nedover arket med rulleskiven, sporet eller nedpilen. Når du ruller, er det nyttig å holde topplinjen låst øverst på arket, slik at du kan huske hva hver kolonne betyr. For å gjøre det, velg Frys paneler eller Frys øverste rad fra "Vis" -fanen på Windows ("Layout" -fanen på Mac 2011 som vist på Figur 1-2).

For å flytte raskt til bunnen av arket for å se på hvor mange transaksjoner du har, kan du velge en verdi i en av de fylte kolonnene og trykke Ctrl+↓ (Kommando+↓ på en Mac). Du zipper til høyre til den siste fylte cellen i den kolonnen. I dette arket er fi nalraden 200. Merk også at ved hjelp av Ctrl / Command å hoppe rundt arket fra venstre til høyre virker det like mye.

Hvis du vil ta et gjennomsnitt av salgsprisene for natten, under priskolonnen, kolonne C, kan du skrive følgende formel:

= Gjennomsnitt (C2: C200)

Gjennomsnittet er $ 2,83, slik at du ikke vil bli pensjonert velstående når som helst snart. Alternativt kan du velge den siste cellen i kolonnen C200, hold Shift + Ctrl+↑+ for å markere hele kolonnen, og velg gjennomsnittlig beregning fra statuslinjen nederst til høyre i regnearket for å se den enkle oppsummeringsstatistikken (se figur 1-3). På Windows må du høyreklikke på statuslinjen for å velge gjennomsnittet hvis det ikke er der. På Mac, hvis statuslinjen er slått av, klikker du på Vis-menyen og velger "Statuslinje" for å slå den på.

Kopier formler og data raskt

Kanskje du vil se profittene dine i faktiske dollar i stedet for som prosentandel. Du kan legge til et overskrift til kolonne E kalt "Faktisk pro fi t". I E2 trenger du bare å multiplisere pris- og profittkolonnene sammen for å få dette:

= C2 * D2

For øl er det $ 2. Du trenger ikke å omskrive denne formelen i hver celle i kolonnen. I stedet lar Excel deg ta det nederste hjørnet av cellen og dra formelen der du vil.