Leverandørkontroller er et faktum i livet, og hvis noe er forventet for dette året, vil de øke i frekvens. Så snart noen i en organisasjon signerer kontrakten "EULA" (Enterprise Unlimited License Agreement), åpner pakkingen på en programvareboks, bryter seglet på en disk, merker boksen som bekrefter at T & C er blitt lest eller i noen tilfeller, selv bare begynner å bruke programvaren, en implisitt avtale som skal revideres på et tidspunkt i fremtiden er gjort. Hver programvarekontrakt og / eller vilkårsside inneholder en revisjonsklausul.

Ifølge en 2013-rapport publisert av KPMG, innrømmet 90% av programvareleverandørene at deres compliance program er en inntektskilde, med 10% ved hjelp av revisjoner som en strategi for å sikre 10% av de samlede inntektene. Over halvparten av alle leverandører har bekreftet revisjoner bidrar til å sikre 4% av sine inntekter, og i omlag 59% av tilfellene er leverandør revisjon spesialister incentivized ved hjelp av salg provisjoner.

Siden en revisjon vanligvis ikke kan unngås helt, er spørsmålet om å vurdere om dette er en dårlig ting eller ikke? Brukerne er nesten alltid opptatt av muligheten for å bli revidert, men i virkeligheten er leverandørrevisjonene ikke nødvendigvis en negativ forekomst. De kan brukes konstruktivt som en mulighet til potensielt å spare penger ved å få en bedre forståelse av faktisk bruk og potensiell programvare over utgifter fra overskytende lisensiering.

Tenk på scenariet for et selskap som har sett rask ekspansjon de siste to årene som følge av organisk vekst og M & A-aktiviteter. Under normale omstendigheter er kontrollen over en organisasjons lisensrettighetsregistre, programvarekjøp, programvareutplassering og generelt å sikre at folk overholder de offisielle SAM-prosessene, en komplett oppgave på heltid.

Legg nå i kompleksiteten ved å måtte integrere den nyoppkjøpte delen av virksomheten. Samle inn lisensrettigheter og overføre disse over til den nye enheten, potensielt uten støtte fra et program for programvareforvaltning (SAM) for å bistå med programvareoppdagelse og bygge et lisensregister, kan gjøre å få et nøyaktig bilde av hvorvidt organisasjonen er kompatibel vanskelig å oppnå. Dette er vanligvis hvor "problemene" starter, og hvorfor bruk av automatisert lagerteknologi er i stand til å opprette en grunnlinje av installerte applikasjoner, og innspillingen av lisensrettigheter i et enkelt arkiv er avgjørende.

Det faktum at en organisasjon er blitt kjøpt eller er oppkjøpt, vil ha lagt den på en leverandørens målliste for en revisjon. Leverandører vet hvordan man kan dra nytte av "lavt hengende frukt", og dette er alltid en lukrativ. Så i stedet for å fryte om muligheten for en revisjon, aksepterer det, er det uunngåelig og bruk det som en mulighet til å skaffe en avtalt rettighetslinje med en leverandør. Ideelt sett bør dette gjøres proaktivt, som en del av en intern revisjon som fokuserer på å forene programbruken mot rett før leverandørens egen vurdering finner sted.

Tilbake til de mer positive aspektene ved leverandørrevisjoner, representerer de en måte å teste om verktøy og prosesser fungerer effektivt. En organisasjon er sjelden bevisst ikke-kompatibel, da det er ulovlig. Men kompleksiteten i å administrere programvare lisensiering, innkjøp prosesser og lisens beregninger kontrakter, samtidig som det sikres at den daglige driften ikke påvirkes, betyr at feil kan og vil skje.

Hovedfordelen ved å nærme seg programvarerevisjon på en proaktiv og metodisk måte, er potensialet til å gjøre betydelige kostnadsbesparelser ved å ha en mer detaljert forståelse av presise bruksbehov.

Akkurat som en intern revisjon kan markere et under lisensieringsproblem, gjenspeiler det ofte hvor en organisasjon er over lisensiert eller ikke utnytter de mest kostnadseffektive lisensordninger som er tilgjengelige for den. Dette er et overraskende vanlig scenario, ettersom risikovennlige selskaper tradisjonelt har valgt ubegrensede lisensavtaler i troen på at det er bedre å "leke trygt" fordi potensielle revisjonsstraff blir større. Det er litt som å unngå en kundetilfredshetsundersøkelse fordi resultatene ikke vil være komplementære. Forwarned er forearmed, som de sier.

Jelle Wijndelts er en SAM konsulent hos Snow Software.