Introduksjon

E-post er en velsignelse og en forbannelse: Mens det er en velsignelse for kommunikasjon og samarbeid, har vi alle følt den synkende følelsen som vi har åpnet en overstuffed innboks. Men det trenger ikke å være slik ...

Med noen få enkle triks og et par topptips kan du være master eller elskerinne av post, eliminere irritasjoner og nå den berømte tilstanden til Inbox Zero. I denne artikkelen skal vi se på hvordan du oppnår dette i de to mest populære e-posttjenestene, Gmail og Outlook.

  • Du vil kanskje også lese: 10 tips, triks og hemmeligheter for Gmail
Forrige Side 1 av 11 Neste Forrige Side 1 av 11 Neste

Bruk samtaler

Denne er spesielt viktig i bedriftsverdenen, hvor det som bør være ganske enkle diskusjoner kan komme seg i endeløse e-postmeldinger om ingenting spesielt. Med både Outlook og Gmail kan du se e-postene dine i samtalemodus, noe som betyr at hver melding i en bestemt tråd kollapses under en enkelt e-posttittel.

Hvis du vil aktivere samtalevisning i Gmail, klikker du på tannhjulikonet, velger Innstillinger og ruller ned til Samtalevisning. Bytt bryteren og lagre endringene dine.

I Outlook er samtaler av som standard. For å aktivere dem, klikk på Vis> Konversasjoner> Vis som samtaler. Du kan også endre innstillingene her for å angi hvordan samtaler skal vises. I Outlook.com er samtalevalget i Valg> Grupper etter samtale og Meldinger.

Forrige Side 2 av 11 Neste Forrige Side 2 av 11 Neste

Filtrer faff og skitt

Uansett hvor bra organisasjonens e-postfiltre, noen spam kommer til å komme igjennom. Heldigvis har både Outlook og Gmail noen verktøy som kan hjelpe deg med å bekjempe spam-trusselen (og på skrivebordet kan du legge til flere via plugins).

I Gmail er den enkleste måten å filtrere uønskede meldinger, å bruke rullegardinmenyen i meldingslegemet, og velg Filter meldinger som dette. Du kan da angi hva Gmail skal gjøre med meldinger som samsvarer med de samme kriteriene, for eksempel e-postadresse eller emnelinje.

I Outlook, vil du ha Mail> Hjem> Slett> Uønsket> Alternativer for søppelpost, der du kan justere filtreringsnivået. Hvis du vil at du kan begrense innkommende e-post til kun kjente sendere, selv om det ikke er praktisk i de fleste kontorer.

I Outlook.com kan du trykke på Handlinger> Opprett regel for å automatisk slette uønskede meldinger.

Forrige Side 3 av 11 Neste Forrige Side 3 av 11 Neste

Ta tak i de gode greiene

Filtre og regler er ikke bare for meldinger du ikke vil ha. De kan være nyttige verktøy for å organisere posten du vil ha, også. For eksempel kan du opprette Outlook-regler som fargekodemeldinger, slik at du kan måle viktigheten din med det samme, eller du kan opprette en regel eller et filter som gir bestemte meldinger en kategori og filer dem tilsvarende slik at du kan bekymre deg om dem senere..

Slike regler og filtre er også en god måte å holde legitime meldinger ut av spamfilteret ditt, eller ved å videresende meldinger som ikke er avdelingen din, og det er lett å lage svært komplekse regler - for eksempel kan du ha forskjellige utfall basert på hvorvidt Innkommende meldinger har vedlegg eller inneholder bestemte ord.

Forrige Side 4 av 11 Neste Forrige Side 4 av 11 Neste

Avmeld deg alt

Over tid er det en god sjanse at du ender med å abonnere på alle slags ting - ofte uten å spørre. Det er her den fantastiske Unroll.me-nettsiden kommer inn. Den fungerer sammen med Gmail og Outlook.com (samt Hotmail, AOL Mail og iCloud), og det kan gjøre to praktiske ting: det kan rulle alle abonnementene dine til en vanlig fordøyelse , holder innboksen ryddig, eller den kan automatisk avmelde deg fra e-postlister du ikke vil ha. Vi brukte sistnevnte alternativ og oppdaget at vi hadde blitt abonnert på mer enn 200 adresselister vi ikke ønsket å være på. Det er et fantastisk verktøy.

Forrige Side 5 av 11 Neste Forrige Side 5 av 11 Neste

Bruk aliaser

Aliases - å ha flere e-postadresser for samme konto - er en fin måte å kategorisere innkommende e-post på, og de er nyttige våpen i krigen mot spam også. I Outlook.com kan du legge til flere Outlook.com-e-postadresser til din eksisterende konto, mens i Gmail kan du legge til noe etter den første delen av e-posten din, forutsatt at du gjør det med et plustegn - for eksempel karen.smith + notater @ gmail.com ville gå til [email protected]. Du kan da angi regler eller filtre for å søke etter aliasene dine og behandle dem tilsvarende, for eksempel ved å sende dem direkte til din spammappe.

Forrige Side 6 av 11 Neste Forrige Side 6 av 11 Neste

Sett opp hurtige trinn

Denne ene er Outlook-only - i tillegg til Rules, har Outlook Quick Steps for å hjelpe deg med å organisere innboksen din. Forskjellen mellom Quick Steps og Rules er at de tidligere blir kjørt manuelt mens sistnevnte er automatiske. Et raskt trinn er en rask måte å bruke flere handlinger på i en melding eller gruppe meldinger, og Outlook leveres med forhåndsdefinerte enheter, for eksempel Flytt til mappe eller Svar og Slett. Ved å opprette et raskt skritt og legge det til på verktøylinjen Hurtig tilgang (under ikonet for lynbolt) kan du slå mange e-postbehandlingsjobber til ett klikk-innsats.

Forrige Side 7 av 11 Neste Forrige Side 7 av 11 Neste

Lag hermetiske svar

Du vil ofte finne deg selv i hovedsak å skrive den samme meldingen igjen og igjen til flere personer, så hvorfor ikke automatisere det? Outlook Quick Parts er en velsignelse her: opprett en epost, skriv den biten du ikke vil skrive noen gang igjen, og klikk deretter på Sett inn> Hurtige deler> Lagre utvalg til Hurtig delgalleri. Neste gang du må sende denne meldingen, plasser du markøren i meldingsdelen, og klikk på Sett inn> Hurtige deler og velg deretter din hermetisk respons.

Prosessen er lik i Gmail, men du må gå til Innstillinger> Labs og se etter alternativet Canned Responses. Klikk Aktiver for å slå den på.

Forrige Side 8 av 11 Neste Forrige Side 8 av 11 Neste

Bruk autokorreksjon

Hermetiske svar kan være overkill for mange meldinger, men det er en annen måte å øke hastigheten på e-postsamlingen din og svarene på. En massiv tidsbesparende er å bruke autokorreksjon som en form for kortskrift, slik at du for eksempel kan erstatte en lang e-postadresse med "eml", en postadresse med "addr" eller en sign-off med "regrd" så hele teksten vises magisk når du skriver inn riktig kommando.

I Outlook kan du definere dine autokorrektoppføringer i Fil> Valg> Bekreftelse> E-post> Stavekontroll og Autokorrektur. For Gmail må du gjøre det på operativsystemnivå ved hjelp av en tredjepartsapp, eller via et Chrome-flagg: skriv krom: // flagg i adressefeltet og se etter Aktiver automatisk stavemåtekorreksjon.

Forrige Side 9 av 11 Neste Forrige Side 9 av 11 Neste

Bruk oppgavelister

En av de mest praktiske måtene å administrere e-posten din er å bruke gjøremålslister - å markere en melding for fremtidig handling er bare nyttig hvis du husker å komme tilbake til det, og gjøremålslister er en flott måte å sikre at du gjør . I Outlook kan du flagge en e-postmelding for oppfølging ved å høyreklikke på flaggikonet og angi en påminnelsestid, eller du kan dra meldingen til oppgavelinjen for å opprette en oppgave.

I Gmail klikker du på Gmail> Oppgaver for å hente opp oppføringslisten. Hvis du vil legge til en e-postmelding, klikker du på Mer-rullegardinmenyen og velger Opprett hendelse. Dette legger til hendelsen du lager i kalenderen din.

Forrige Side 10 av 11 Neste Forrige Side 10 av 11 Neste

Gjør det nå

En tankegang sier at du bare skal lese en melding i innboksen din en gang: Hvis du bare lar det sitte der, organiserer du ikke e-posten din nok effektivt. I stedet bør du ta umiddelbar handling - slette det hvis det er irrelevant, delegere det hvis det er andres jobb, arkiv hvis du ikke trenger å gjøre noe eller flagge det for å komme tilbake til senere.

Sluttresultatet av dette burde være den høyverdige Inbox Zero - eller i det minste vil det være før noen e-poster deg og ødelegger det. Metoden virker, men det passer best til sjeldne razzier i innboksen din - hvis du prøver å behandle hver e-post så snart den kommer, vil du finne det vanskelig å få noe annet gjort.

Forrige Side 11 av 11 Neste Forrige Side 11 av 11 Neste
aksjer