En CIOs jobb er aldri bare å administrere IT-systemer. Det er også å se etter en av selskapets viktigste eiendeler: dens informasjon. Når de brukes riktig, vil de riktige dataene gi vesentlig informasjon om et mylder av ting en organisasjon kan ha virkelig nytte av, blant annet hva kundene tenker, hvor godt enkelte produkter selger og hvor tjenester må forbedres. Dette er ikke et mysterium - det er grunnlaget for Fortune 500-selskaper som Google og Facebook.

Men data kan vise seg verdifulle selv for selskaper som ikke er Internett-innfødte. For eksempel har hvert selskap en kundedatabase som, når den er riktig analysert, kan gi innsikt til å informere fremtidige kampanjer eller avsløre uutnyttede markeder. Salgsdata kan også være en gullgruve av informasjon. For eksempel forutslo den globale flybransjen for eksempel en 50% økning i fortjenesten for 2014 gjennom bruk av dataanalyser.

Ved å være mer opptatt av å samle inn data fra ulike kilder - alt fra vedlikeholdsdata til kunders reaksjoner på sosiale medier - blir sammenhenger mellom faktorer identifisert og disse relasjonene kan utnyttes for å drive salg og optimalisere priser. CIOs forventes å identifisere og utnytte informasjon som dette, og omdanne data fra en eiendel til en fortjeneste. Men den jobben blir gjort langt vanskeligere ved en kommunikasjonsforstyrrelse som er endemisk i alle selskaper.

Medarbeider uvitenhet

Mens CIO er godt klar over verdien av data, er de fleste ansatte ikke - 36% av de europeiske arbeidstakerne som ble spurt i en Canon-studie, skjønte ikke sammenhengen mellom informasjon og selskapets lønnsomhet, en hastighet som er enda høyere blant flere yngre ansatte.

Denne stat kan forvandle seg til en CIOs verste hodepine, da de aller fleste som lager, organiserer og skriver inn data, er uvitende om verdien. Slike dikotomier er vanlige på arbeidsplassen, men viser seg spesielt utfordrende for CIOs gitt den litt abstrakte verdien av informasjonen (i hvert fall for ansatte i frontlinjen). Tross alt kan koblingen mellom et regneark fylt med kundeinformasjon og selskapets fortjeneste, være litt av en strekk for alle som ikke er direkte involvert i informasjonsbehandling.

Denne mangelen på forståelse skaper i sin tur store operasjonelle problemer for CIO. Å ikke se sammenhengen mellom lønnsomhet og informasjon kan føre til uforsiktighet eller uoppmerksomhet fra en ansatt. Dette kan resultere i ødelagte, ufullstendige eller dårlig organisert datasett eller verre, en fullstendig sikkerhetskrise.

Manglende forståelse betyr også tap av muligheter. Når de forstår verdien av data, vil frontlinjeansatte være langt mer sannsynlig å finne muligheter for å fange opp informasjon og sende disse ideene tilbake på linjen.

To skritt til himmelen

Svaret på dette problemet ligger i to logiske trinn: bedre trening og effektive informasjonsstyringssystemer. Canons studie viste verdien av en enkel utdanning: med riktig opplæring øker andelen ansatte som får sammenhengen mellom informasjon og lønnsomhet med ni poeng (fra 64% til 73%). Igjen er det viktig å legge vekt på juniormedarbeider, da de er mest sannsynlige å behandle bedriftsdata mens de er minst tilbøyelige til å lære om det.

Hva med type trening? Det avhenger av arten av virksomheten din, men utdanning om verdien av datahåndtering går hånd i hånd med lærerens ansatte riktig prosedyre for lagring av informasjon. Ansatte gjennomsnitt 25 minutter om dagen bortkastet søker etter dokumenter, en figur som igjen kan bli drastisk forbedret med standardiserte prosesser på plass.

Opplæring utfyller også det andre trinnet: Kontroller at du har effektive, men enkle, datastyringssystemer på plass. Lærerarbeidere hvordan og hvorfor å administrere informasjonen er ikke bra hvis systemet er altfor komplisert; de vil sannsynligvis gi opp før de starter.

Tallene snakker for seg selv - ifølge vår forskning tror ikke rundt halvparten av europeiske kontormedarbeidere at selskapets informasjonslagringssystemer er organisert eller brukervennlig. Ulikheter i filsystemer, navn og formater er blant de største vanskelighetene de står overfor.

Faktisk er inkonsekvenser mellom papir og digitale formater en vanlig klage. Disse inkonsekvensene gjør det ikke mindre sannsynlig at ansatte vil følge selskapssystemet, men lagring i dårlige filformater (eller papir) skaper åpenbare problemer for å forsøke å samle og analysere data når det trengs.

Informasjon er verdifull. For CIOs er dette åpenbart, men fordi data ikke normalt er oppført på balansen, er det et oppoverbakke i å overtale ansatte (og til og med til og med med andre C-suite-eksekver) av dette faktum. Men ved å designe og implementere et riktig dataadministrasjons- og treningssystem, kan du få ansatte på stedet og beskytte en av selskapets viktigste eiendeler.

  • Quentyn Taylor er direktør for informasjonssikkerhet ved Canon EMEA