Papir er fortsatt livsnerven i enhver organisasjon. Mens mange tiltak støtter det papirfrie kontoret med institusjoner som NHS har blitt satt til å bli papirløs innen 2018, la vi ikke glemme at papirdokumentet vil fortsette å forbli en integrert del av forretningsprosessen uansett.

Mapper med kundekommunikasjon, fakturaer, notater og applikasjoner søppelbrett og arkivskap, men naturligvis, med så mye informasjon tilgjengelig, kan det lett gå seg vill i eter eller ikke behandles riktig. Kontorlivet, som sådan, kan plutselig bli utrolig vanskelig.

For eksempel når en viktig klient er på telefonen, men deres dokumentmappe er gått glipp av. Eller når en selger trenger å bære store konvolutter med korrespondanse og kontrakter til hvert kundes besøk.

Enkelt sagt, hvis du ikke klarer papiret og digitale dokumenter på riktig måte, kan du være i fare for å miste kunder og inntekter. Og dette kan skje med noen, uavhengig av bransjen eller størrelsen på virksomheten.

Det har vært mange historier om at bankene blir bøtelagt for å gjøre feil på papirarbeid og mislaying informasjon for eksempel, så hvordan sikrer du at dokumenter styres og styres effektivt?

På ett sted, men tilgjengelig for alle

Med så mye press for å redusere kostnadene, optimalisere forretningsprosessene og øke ytelsen, er det viktig å ikke glemme de åpenbare tingene når du fokuserer på erfaringene og de svært tilgjengelige løsningene..

Det ydmyke papirdokumentet er en av disse. Det er neppe sannsynlig at pulsen på brettene raser med spenning, men effektiviteten det kan bringe bare kanskje.

For å kontrollere dokumenter og deres flyt i et selskap bruker mange organisasjoner avanserte løsninger som Document Management Systems, Enterprise Content Management Systems eller Digital Archives. En betydelig fordel ved slike systemer er at informasjonen er sentralisert og relevante dokumenter lagres på ett sted.

Dette har den forretningskritiske fordelen at sentralt lagrede digitale dokumenter ikke kan gå seg vill eller bli ødelagt, da det vanligvis opprettes en sikkerhetskopiering med jevne mellomrom. Flere personer kan også sjekke det samme dokumentet, da et digitalt dokument ikke trenger å bli fysisk kopiert.

Og selv når du reiser, kan noen selgere laste ned og sjekke kundedokumentasjonen via en sikker forbindelse til selskapet.

Som et resultat er det ikke behov for store kontorkjeler som klamrer opp kontorrommet, med den ekstra plassen dette gir et velkomment biprodukt for å administrere dokumenter mer effektivt.

Flytte papirdokumenter til digitalt format

Men mens markedsundersøkelsesrapporter viser at nesten tre fjerdedeler av bedrifter (70 prosent) sier at papirreduksjon er en del av forbedringsprosessen, finner nesten halvparten av respondentene tid på å taste inn data, søker etter papirkopier og arkivering er fortsatt det største problemet som skyldes papirbaserte prosesser i deres firma.

Lagervolum og outsource papirbutikkkostnad ble kåret som det nest største problemet med over 40 prosent av respondentene. Organisasjoner må være oppmerksom på forretningsprosessene som forårsaker slike flaskehalser i arbeidsflytsystemet.

Å bli kvitt den aldrende arkivskapet er en slik rute for å administrere dokumenter mer effektivt. Og digitalisering av papirdokumenter i sentraliserte elektroniske systemer gir et alternativ til dette. Dokumenter opprettet på en PC kan enkelt lagres direkte i bedriftssystemene.

Selv om skanningspapir har vært vanlig i flere tiår, er det ikke nok å lagre enkle skanninger i sentrale elektroniske arkiver i dag, da det har en viktig begrensning: Skannede dokumentbilder inneholder bare lite tilleggsinformasjon, og teksten kan ikke skjules elektronisk og søke etter søkeord.

Ettersom digitaliserte papirdokumenter kan tilfeldigvis lagres i et feil digitalt bibliotek, er det avgjørende at de kan oppdages ved å sette inn nøkkelord i en datas søkeprogram. Ved å bruke såkalt "nøkkelordsøk" kan alle dokumenter relatert til et bestemt emne vises med et museklikk, og lange filer kan raskt søges etter informasjon.