Når de oppstår, kan leverandørrevisjoner være svært forstyrrende for en organisasjon. Bokstavet med revisjonsintensjon kommer nesten alltid til en ubeleilig tid, men det er noen forholdsregler du kan sette på plass for å sikre at forstyrrelsen holdes på et minimum.

Opprett en leverandør revisjon prosess

Dette er en prosess som fastsetter de interne trinnene organisasjonen må følge for hvert trinn i revisjonen. Sørg for at alle relevante parter i organisasjonen er klar over at en revisjon skal påbegynnes. Denne meldingen må nå utover IT-avdelingen for å inkludere anskaffelser, juridisk avdeling og sikkerhet.

Kom nærmere til de relevante programvareleverandørene

Det kan virke motstridende, men når det gjelder revisjon, er det lurt å investere i å bygge et godt forhold til den berørte leverandøren / leverandørene. Dette kan også innebære diskusjoner om fremtidige forretningsutviklingsplaner som å gi en leverandør en større forståelse av din organisasjonsstrategi, vil gi dem mulighet til å gi praktisk råd om fremtidige lisensbehov. Vil et nærmere forhold hindre en revisjon? Det er usannsynlig, men en åpen dialog vil sette scenen for et mindre aggressivt og mer konstruktivt grunnlag for revisjonen og kunne bidra til å påvirke timingen dersom en forsinkelse skulle foretrekkes.

Tenk proaktivt om interne programvarerevisjoner

Ved hjelp av spesialiserte SAM-verktøy er det mulig å registrere nøyaktig hva som blir brukt og hvordan dette korrelerer med organisasjonens offisielle rettighet. Ideelt sett vil dette bli fullført regelmessig for alle relevante leverandører av betydning, på samme måte som en organisasjon ville nærme seg å utvikle en katastrofeutvinningsplan. En intern revisjon vil verifisere at verktøy, personer og prosesser fungerer som de skal, at organisasjonen er i samsvar med sine rettighetsrettigheter og vil selvsagt markere eventuelle problemområder, slik at problemet kan løses før en leverandør kommer ringer.

  • Jelle Wijndelts er senior konsulent hos Snow Software.