IMWU-nlTopp ti tidsbesparende tips - Outlook
NyheterBli en e-post og kontaktadministrerende superbruker med våre topp ti Outlook 2010-tips
1 / Bruke Outlook for å få tilgang til Google Mail
Gmail brukes i stor utstrekning av små bedrifter, og Outlook gir deg mulighet til å få alle de umiddelbare fordelene med Gmail og alle fordelene med e-postadministrasjon av Outlook samtidig..
Først klikker du Fil, deretter under Info-kategorien, vil du kunne se alternativet Kontoinnstillinger, klikke på rullegardinmenyen og velg Legg til konto.
I neste trinn velger du E-postkonto, skriv inn Ditt navn, E-postadresse og Passord og klikk Neste. Outlook gjør nå alt arbeidet konfigurerer og kobler til Gmail, og kommer tilbake til deg når det er fullført, nå klikker du Fullfør, og vent mens Outlook synkroniserer med de gamle e-postene dine.
2 / Importer Gmail-kontakter til Outlook
Dette er en to-trinns prosess, du må først eksportere kontaktene dine i Gmail og deretter importere dem til Outlook.
Del 1 - Åpne Gmail-kontoen din, velg kontaktvisningen og klikk deretter på Mer-knappen - den er over din toppkontakt - velg deretter Eksporter. Neste i vinduet Eksporter kontakter, aktiver avkrysningsboksen "Alle kontakter" og fra "Hvilket eksportformat", aktiver alternativet for Outlook CSV-format. Klikk Eksporter for å lagre kontaktlisten på datamaskinens harddisk.
Del 2 - I menyen Outlook-fil klikker du Åpne, og til slutt klikker du Importer. Du vil se dialogboksen Importer og eksporter veiviser. Velg "Importer fra et annet program eller en fil" fra listen og klikk på Neste. I under Velg filtype du vil importere fra, velg "Kommaseparerte verdier (DOS)" og klikk Neste.
Klikk nå Bla gjennom-knappen og velg Gmail-kontakt-CSV-filen du opprettet i Del 1, og klikk OK.
Hvis du allerede har kontakter i Outlook, klikker du på alternativet "Ikke importer dupliserte elementer" og klikker Neste for å fortsette videre. For destinasjonsfilen velger du Kontakter-mappen og klikker Neste igjen, og deretter klikker du Fullfør for å avslutte veiviseren.
3 / Lag e-post og avtaler hvor som helst
Du trenger ikke å være i Outlook, eller til og med at Outlook kjører for å opprette avtaler, meldinger eller møteforespørsler hvis du har Windows 7 som kjører. Outlook-oppgaver kan alle opprettes fra oppgavelinjen i Windows 7 eller Start-menyen ved hjelp av hoppelister.
Hopplister gir deg rask tilgang til å opprette Microsoft Outlook 2010-elementer uten å bytte fra et annet program du bruker. Og hvis Outlook ikke kjører, kan du fremdeles sende en melding eller møteforespørsel, eller opprette kontakter, oppgaver eller legge til et element i kalenderen ved å bruke Start-menyen Hopplister.
Hvis Outlook kjører, bruk hoppelisten på oppgavelinjen for å raskt opprette et Outlook-element.
Høyreklikk Outlook-knappen på oppgavelinjen, og klikk på Ny e-postmelding, Ny avtale, Nytt møte, Ny kontakt eller Ny oppgave.
Hvis Outlook ikke kjører, klikker du Start, peker på Microsoft Outlook 2010 og klikker på høyre pil ved siden av det, og klikker deretter Ny e-postmelding, Ny avtale, Nytt møte, Ny kontakt eller Ny oppgave.
4 / Gjør ting skje med ett klikk
Outlook 2010 gir brukerne muligheten til å opprette en funksjon som kalles Quick Steps, som lar deg søke flere handlinger samtidig for å sende e-postmeldinger. Hvis du for eksempel ofte flytter meldinger til en bestemt mappe, kan du bruke et raskt trinn for å flytte meldingen med ett klikk. Eller hvis du videresender meldinger til andre i bedriften din, kan et enkelt klikk-trinn raskt forenkle oppgaven
Klikk på Mer-pilen i siden av Hurtigruten-boksen på fanen Hjem, i Hurtigtrinn-gruppen, og klikk deretter på Administrer hurtige trinn.
For eksempel hvis du ønsket å bygge et raskt trinn for å kopiere en e-post til hele laget, klikker du på e-posten for Quick Step Team, og deretter klikker du på Rediger. Under Tiltak velger du Videresend fra rullegardinlisten, og legger deretter til lagmedlemmene i To-boksen - du kan enten velge dem for å legge dem til som tekst. Hvis du klikker på visningsalternativer, kan du også legge til flagg og tekst