IMWU-nlTopp ti tidsbesparende tips - Excel
NyheterVåre topp ti Excel-tips og tips for å gjøre livet enklere, i ingen bestemt rekkefølge.
1 / Sette inn tekst på flere linjer
Hvis du skriver inn tekst eller flere linjer med data i en celle, og du vil at teksten skal vises på flere linjer, trykker du i stedet for å skrive inn teksten i en annen celle bare ved å trykke
ALT + ENTER
Og du starter en ny linje mens du skriver eller redigerer data
2 / Legg til en kalkulator til Excel-verktøylinjen
Det er en kalkulator i Excel 2010, men som standard er denne funksjonen skjult, for å få kalkulatoren på Excel-skjermbildet til å navigere til verktøylinjer for Quick Access - det er pil ned-symbolet ved siden av å angre på øverst til venstre på skjermen - og klikk på flere kommandoer.
Det vil lede deg til Excel-alternativer dialogboksen, under Velg kommandoer, klikk på rullegardin-knappen for å velge Alle kommandoer. Nå rull ned for å finne Kalkulator-kommandoen, og klikk på Legg til >> for å vise den i Hurtig tilgang-verktøylinjen. Trykk Ok for å fortsette
Klikk Kalkulator-knappen i verktøylinjen Hurtig tilgang for å åpne Kalkulator umiddelbart. Nå kan du bruke den til enkle beregninger
3 / Endre Enter-tasten
Når du trykker Enter-tasten i Excel, vil du automatisk falle ned til
celle like under den. Men du kan endre denne standard og endre denne funksjonen.
Gå til Excel-alternativer - Den er funnet under kategorien Filer og velg alternativer - velg deretter de avanserte alternativene og under redigeringsalternativene, velg ditt valg fra rullegardinlisten.
4 / Endre navn på ark og farge
For å gi regnearkene noen personlig tilpassing som måned eller årnavn i stedet for "Sheet1" til "Sheet3" som Excel vanligvis bare høyreklikker på fanen og klikk på Rename, eller dobbeltklikk på regnearkfanen og begynn å skrive på tab.
Hvis du har mye regneark, er det veldig enkelt å miste oversikten over riktig regneark. For å finne riktig regneark kan du fargekoordinere hvert ark, så alle månedlige månedlige salgsark i 2012 kan være i nyanser av Orange, hvor som 2011-ark kan være i nyanser av rødt.
For å endre fargen på fanen, høyreklikk bare på regnearket du vil endre fargen på, og velg "Tab farge" alternativet for å endre regnearkflikens farger.
5 / Hopp raskt gjennom regnearkene dine ved hjelp av hurtigtaster
Akkurat som du kan bruke ALT + TAB til å hoppe gjennom de åpne programvinduene på Windows-skrivebordet, kan du gjøre en lignende ting å hoppe gjennom regnearkene i Excel.
For å flytte ett regneark til høyre trykk
CTRL + PAGE DOWN
For å flytte ett regneark til venstre trykk
CTRL + PAGE UP
6 / Skjermformler i stedet for resultater
En enkelt tastetrykk lar deg bytte mellom Excels normale skjerm, som viser resultatene av formlene i regnearket, og en visningsmodus som viser de faktiske formlene.
Tastetrykket er
Ctrl + '
(Grav aksenttasten er plassert øverst til venstre på tastaturet ved siden av 1-tasten, i USA er det Tilde-tasten); trykk det en gang, og Excel viser formler i stedet for resultater. Trykk på den igjen, og resultatene vises igjen.
Alternativt kan du oppnå det samme resultatet ved å velge alternativet for å vise formler.
Åpne Fil-menyen, gå til Alternativer og deretter Avansert;
Rull ned til Visningsalternativer for dette regnearket
Merk av i boksen ved siden av "Vis formler i celler i stedet for deres beregnede resultater."
Fjern merket i boksen hvis du ønsker å vise resultater igjen.
7 / Holde data skjult i utskrifter
Når det er på tide å skrive ut Excel-regnearket ditt, kan det hende du foretrekker at informasjonen ikke er trykt. For eksempel kan du ha noen konfidensiell informasjon (for eksempel lønn for ansatte) i en kolonne.
For å unngå å skrive ut bestemte rader eller kolonner, skjul dem bare før du skriver ut. For å skjule rader, velg dem ved å klikke på rad eller kolonne (klikk og dra for å velge en blokk med rader / kolonner, hold nede Ctrl mens du klikker for å velge ikke-tilgrensende rader / kolonner). Høyreklikk deretter en av de uthevede grense radene / kolonnene og klikk Hide.
Når du er ferdig med utskrift, kan du raskt avdekke alle rader eller kolonner ved å velge hele regnearket (klikk på boksen øverst til venstre for rad og kolonnegrenser). Høyreklikk deretter en rad eller kolonnekant og velg Unhide.
8 / Shade Alternate Rows
For en lang liste kan skyggelegg alternative rader forbedre lesbarheten, og det er enkelt å gjøre med Excels betingede formateringsfunksjon, som lar deg bruke celleskygging (grønt eller annet) til hver andre rad i et regnearkområde.
Fremhev rekkefølge av celler eller rader eller kolonner som du vil formatere.
Velg Format, betinget formatering for å vise dialogboksen Betinget formatering.
Velg Ny regel og velg deretter "Bruk en formel til å bestemme hvilke celler som skal formateres", og skriv inn
= MOD (RAD (), 2) = 0
inn i "Format verdiene der denne formelen er sant". Klikk på Format-knappen for å åpne dialogboksen Formatceller og velg kategorien Mønstre og angi en farge for de skyggelagte radene. Klikk deretter Ok og radene blir formatert i den farge du ønsker.
Du vil sannsynligvis velge en lysfarge, slik at standard svart tekst fortsatt vil være leselig. Eller du kan gå ut og endre tekstfargen også (gjør dette i kategorien Skrift i dialogboksen Formaterceller).
9 / Sette opp et skjema
De fleste bedrifter har noen standardskjemaer, tidsskrifter, utgiftsskjemaer osv., Og de fleste er satt opp i Excel. Dette tipset lar deg sette opp en rekke datainndata celler og lar brukeren raskt flytte mellom input celler bare ved å trykke på Tab-tasten.
Nøkkelen til dette tipset er å låse alle cellene i regnearket bortsett fra inngangsceller.
Velg alle inntastingsceller på regnearket. (For å velge ikke tilstøtende celler, hold nede Ctrl mens du velger cellene.)
Velg Format Cells for å vise dialogboksen Format Cells.
Klikk på kategorien Beskyttelse og fjern merket fra Låst.
Klikk på OK.
Husk at alle celler er låst som standard. Men husk også at låsing eller opplåsing av celler ikke har noen effekt med mindre regnearket er beskyttet. For å beskytte regnearket, velg Verktøy, Beskyttelse, Beskytt ark.
Når arket er beskyttet, vil du finne trykke Tab fjerner aktiv celleindikatoren til neste ulåste celle.
10 / Legge til en rullegardinliste
Standardskjemaer har også en tendens til å ha standard svar, for eksempel en ukedag eller en måned, så en rullegardinboks med forhåndsdefinerte valg ville være nyttig.
Anta at du har en inngangscelle der brukeren skal komme inn på en ukedag: mandag, tirsdag, onsdag osv.
Skriv inn elementene i rullegardinlisten din i en liste på regnearket, ett element per celle. I dette eksemplet antar jeg at månedens navn starter i celle G1 og strekker seg ned til G7, men normalt vil du sette dem utenfor det lesbare området. I Excel-terminologi kalles en rektangulær gruppe celler (som G1 til G7) en rekkevidde.
Velg cellen som vil inneholde rullegardinlisten. Hvis du vil at mer enn én celle skal vise samme liste, velg du dem alle nå, i stedet for å sette dem opp en om gangen. (Klikk og dra for å velge et område; hold nede Ctrl mens du klikker for å velge ikke tilstøtende celler.)
Velg cellen der du vil ha rullegardinlisten.
På Data-fanen, i Datamaskinverktøy-gruppen, klikker du Datavalidering
Klikk på Liste i feltet Tillat.
For å angi plasseringen av listen over gyldige oppføringer, skriv inn en referanse til listen din i kildeboksen. I dette tilfellet er det (= $ G $ 1: $ G $ 7) eller klikk i kildeboksen og velg deretter listen i gjeldende spredning ark for å fylle opp referansen automatisk.
Kontroller at avkrysningsruten i cellen er valgt.
For å angi om cellen skal stå tom, velg eller fjern merket for Ignorer tomt.
Du kan gå et skritt videre og vise en innmeldingsmelding når cellen klikkes.
Klikk på Feilvarsel-fanen, og merk av for at Vis feilvarsel etter at ugyldige data er skrevet inn.
Velg ett av følgende alternativer for stilboksen:
Hvis du vil vise en informasjonsmelding som ikke hindrer oppføring av ugyldige data, klikker du Informasjon.
Hvis du vil vise en varselsmelding som ikke hindrer oppføring av ugyldige data, klikker du Advarsel.
For å hindre oppføring av ugyldige data, klikk Stopp.
Skriv inn tittelen og teksten for meldingen (opptil 225 tegn).
Merk Hvis du ikke skriver inn en tittel eller tekst, blir tittelen standardisert til "Microsoft Excel" og meldingen til: "Verdien du skrev inn er ikke gyldig. En bruker har begrensede verdier som kan skrives inn i denne cellen."
Etter at du har utført disse trinnene, ser du en rullegardinpilt når noen av rullegardinceller du nettopp har definert, er "aktive" (det vil si valgt og avventer inngang). Klikk pilen og velg en måned fra listen. Hvis du prøver å skrive noe annet inn i cellen, blir du skjult i form av en popup-melding.
Hvis du vil gi din egen ordlyd for ugyldige oppføringer, bruker du kategorien Feilvarsel i dialogboksen Data Validering, og skriv inn din egen tekst i feltet Feilmelding..
Hvis listen over elementer er relativt liten, kan du legge inn listepostene direkte i kildefeltet. Bare skilt hver liste element med et komma.