I denne tiden med Green IT og GDPR går mange organisasjoner papirløs og for å hjelpe det er en mengde dokumenthåndteringssystemer (DMS) som ikke bare kan redusere avfall, men også effektivisere forretningsprosesser.

Å bruke tid og penger på utskrift og lagring av papirdokumenter blir stadig sett som en dårlig ide. Ikke bare er det fare for at fysiske kopier blir tapt og skadet, men du er også ansvarlig for å holde dem på filen. Og de vil snart stable opp rundt kontoret ditt.

Les mer: Logitech MX Craft

Ved å implementere bevegelige ting i et dokumenthåndteringssystem (DMS) i operasjonene, frigjør du tid til å bruke på andre viktige områder i bedriften din. Du er også mye tryggere å vite at alle dine dyrebare dokumenter og filer er lagret i et program, i motsetning til å være spredt rundt et lagringsrom.

Disse systemene har eksistert i noen år, men de blir stadig mer overkommelige og avanserte. Her er et utvalg av fem av de beste tilbudene som er tilgjengelige.

  • Vi har også avrundet de aller beste videokonferansetjenester

Templafy gjør det enkelt å bruke flere kontorsuiter for merket innhold, men det kan være pricy

1. Templafy

En all-in-one dokumenthåndteringsløsning

plattformer: Web, skrivebord, mobil | Ressurser dekket: Dokumentbehandling, redigering, tilbakemelding, samarbeid | Cloud-baserte: Ja | integrasjoner: MS Office | Gratis prøveperiode: Ja

Enkel å bruke grensesnittMobile appsNot billig

Templafy er et av de beste dokumenthåndteringsverktøyene der ute. Systemet tar sikte på å integrere viktige kontorsuiter og løsninger som brukes av bedrifter daglig.

Hvis det er en ting som kan være frustrerende, må det opprettes merkedokumenter ved hjelp av annen programvare. Dette kan bli tidkrevende og fragmentert, men Templafy kan hjelpe. Med den kan du opprette en rekke filer i systemet og administrere dem fra en enkelt feed.

Programvaren er kompatibel med en rekke enheter og bruker skyen for å la deg få tilgang til alle dokumentene dine på tvers av datamaskiner, nettbrett og smarttelefoner. Det er også automatiske samsvarskontroller, og du kan også gi tilbakemeldinger til ansatte enkelt. Alt dette kommer ikke billig, tankene begynner fra € 299 (£ 270, $ 355) i måneden.

  • Registrer deg for Templafy her

M-filer kan håndtere de fleste dokumenter og unngå duplisering

2. M-filer

Dokumentprogramvare som oppdager duplisering

plattformer: Web, mobil | Ressurser dekket: Dokumentbehandling, redigering, duplisering analyse | Cloud-baserte: Ja | integrasjoner: MS Office, Salesforce CRM | Gratis prøveperiode: 30-dagers

Handy integrationsMobile appsMå være for begrenset

M-filer gir deg et system for å håndtere dokumenter (naturlig), forbedre interne arbeidsflyter, og sørge for at viktig informasjon alltid holdes sikker.

Det er et enkelt hvelv for en mengde filer, og du kan enkelt finne dem etter klient, prosjekt, dato, status eller andre kriterier..

Programvaren tar sikte på å unngå duplisering - det er ganske vanlig å ende opp med to kopier av samme rapport, eller muligens mer. M-filer vil varsle deg om et dokument har blitt lagret to ganger ved å analysere navn og prosjektdata. Du får også gode integrasjoner, inkludert Microsoft Office og Salesforce CRM.

  • Registrer deg her for M-filer

MasterControl Document Control er klarert av tilsynsorganer rundt om i verden

3. MasterControl Document Control

DMS fokuserte på overholdelse

plattformer: Desktop, mobil | Ressurser dekket: Dokumentbehandling, samarbeid, redigering | Cloud-baserte: Ja | integrasjoner: Nei | Gratis prøveperiode: Gratis å laste ned ressurser

Mobile optimizedSupported av regulatorsLack of integrations

Innenfor store organisasjoner er det ofte prosesser og forskrifter som er iverksatt for å sikre at dokumenter er kompatible og følger selskapets retningslinjer. Men når du har massevis av filer, kan det være vanskelig å følge slike regler.

MasterControl, som brukes av noen av verdens største reguleringsorganer, er dokumentkontrollprogramvare som omhandler komplekse regler og standarder over hele verden. Det tar sikte på å redusere overholdelseskostnader og øke intern effektivitet.

Systemet automatiserer automatisk ruting, levering, eskalering og godkjenning av viktige dokumenter. Den har også et sentralt, sikkert arkiv der du kan lagre og søke etter forretningsfiler.

  • Registrer deg for MasterControl Document Control her

XaitPorter tilbyr fleksibilitet og samarbeid for dokumenter på tvers av ulike formater

4. XaitPorter

Cloud-basert samarbeid på sitt beste

plattformer: Desktop, mobil | Ressurser dekket: Dokumentbehandling, samarbeid, redigering | Cloud-baserte: Ja | integrasjoner: Microsoft Office, Oracle, Salesforce, SharePoint, Dropbox | Gratis prøveperiode: Demo er bare tilgjengelig

Full cloud optimizedSmart samarbeidsprosesser Lack of forms management

Hvis du leter etter en sky løsning for å lage dokumenter, bør du definitivt sjekke ut XaitPorter.

Det flotte med dette systemet er at det er ekstremt fleksibelt. Du kan samarbeide og jobbe med dokumenter med kolleger samtidig, og du kan enkelt dele tilbakemelding med hverandre. Det styrer også alle aspekter av arbeidsflyten, så du trenger ikke å bekymre deg for formatering, nummerering og layout.

XaitPorter har også noen nyttige triks på integrasjonsfronten. Programvaren kan fungere med Salesforce, Oracle, SAS, Microsoft Office og Dynamics, SharePoint, OpenText og Dropbox. Og det brukes for tiden av rundt 45 000 bedrifter over hele verden.

  • Registrer deg for XaitPorter her

Dokmee tilbyr sky, desktop og mobil DMS, men du kan være best med et abonnement på flere brukere

5. Dokmee

Sikker programvare for styring av forretningsdokumenter

plattformer: Desktop, mobil | Ressurser dekket: Dokumentbehandling, lagring | Cloud-baserte: Ja | integrasjoner: Kun med Pro-versjonen | Gratis prøveperiode: 30-dagers

AutomatiseringsfunksjonerFokus på sikkerhetBeefier-produkter kan bli dyre

Dokmee setter effektivitet og sikkerhet først, og tilbyr en rekke dokumenthåndteringstilbud du kan velge fra. Dokmee-skrivebordet på inngangsnivå er kun for en enkelt bruker ($ 249, £ 190), men har mesteparten av kjerneindeks- og søkefunksjonene, pluss organisasjons- og delingsfunksjoner, og det meste av redigeringsfunksjonaliteten også (lagre for versjonskontroll).

Hvis du vil benytte deg av alle funksjonene, inkludert viktige sikkerhetsfunksjoner, må du plumpe for Dokmee Professional, som også gir mulighet for flere brukere - og en rekke integreringer som Microsoft Office Add-ins (for Word , Excel og Outlook).

Det er også en veldrevet skyversjon av DMS, selv om du må kontakte leverandøren for prising på denne og Professional-pakken. En ytterligere velsignelse er en gratis mobilapp som er tilgjengelig for iOS-, Android- og Windows-enheter.

  • Registrer deg for Dokmee Document Management her