Microsoft Office er standardalternativet for "kontorproduktivitetsprogramvare". Den nyeste versjonen er Office 2013, programserien er bedre kjent med sine hovedkomponenter: Microsoft Word for å lage dokumenter, Excel for regneark og PowerPoint for presentasjoner.

Men det kommer til en pris, og for noen bedrifter tilbyr cloud computing og open source-programvare bedre alternativer, noen ganger gratis.

Små bedrifter har en tendens til å kjøpe Microsoft Office sammen med en datamaskin, ikke minst fordi dette vanligvis har vært det billigste alternativet. Den grunnleggende versjonen av Office 2013 for små bedrifter - som også inkluderer Microsoft Outlook, e-post og kalenderpakken - legger til £ 159 (ekskl. Mva, som med alle priser som er nevnt her) til prisen på en Dell PC eller bærbar PC, selv om rabatter er noen ganger tilgjengelig.

Cloud computing - som ganske enkelt betyr å bruke internett, i stedet for egne datamaskiner, til å lagre filer og programvare - tilbyr et alternativ. Den kan gi tilgang fra en hvilken som helst enhet med en Internett-tilkobling, inkludert nettbrett datamaskiner og smarttelefoner, selv om skjermstørrelsen kan gjøre tilgangen vanskelig med sistnevnte. Og du kan få alt som tilbys av Microsoft Office, sammen med noen interessante tillegg, fra Google gratis på et grunnleggende nivå.

Gmail-alternativet

Googles Gmail er kjent som en gratis webposttjeneste, men via Google Disk (tidligere kjent som Google Docs) tilbyr firmaet også ekvivalenter av Word, Excel og PowerPoint i en nettleser.

Disse har fordeler: filer er tilgjengelige hvor som helst og kan brukes av flere personer på flere steder samtidig, med brukerne i stand til å se hva deres kolleger gjør.

Det er også mulighet for å koble sammen i andre Google-tjenester, for eksempel Fusion Tables, som genererer kart med klikkbare pekere fra regneark. Analytics, som analyserer webtrafikk og den betalte for annonseringstjenesten AdWords. Disse kan alle bruke samme innlogging, selv om noen har liten integrasjon med andre Google-tjenester.

Det er imidlertid betydelige ulemper. Komponentene i Microsoft Office har en tendens til å ha flere funksjoner, slik at avanserte brukere av regneark sannsynligvis må holde seg til Excel. Også mange brukere har blitt trent eller vant til Microsoft, og det er en kostnad, i hvert fall i tid, å omskole dem til å bruke et alternativ.

Men hvis du har fjerntliggende ansatte som bare trenger grunnleggende kontorprogramvarefunksjonalitet, kan Googles produkter være tilstrekkelig, særlig siden de fleste har en Google-konto som kan settes for å gi dem tilgang.

Forretningsvalg

Firmaet pakker dem sammen i en høyere spec-versjon kalt Google Apps for Business, som gir 25 GB plass i stedet for 10 GB i gratisversjonen. Det tillater deg å bruke ditt eget domenenavn i stedet for gmail.com og en garanti for tilgjengelighet - koster £ 3,30 per måned per bruker med en måneds gratis prøveperiode.

For de som vil holde seg til Microsoft, har firmaet truffet tilbake med Office 365, en cloud computing-versjon av programvaren som inkluderer Outlook, Word, Excel og PowerPoint. Dokumenter kan lagres online i Microsofts SkyDrive-tjeneste, som også kan brukes av vanlige versjoner av Office 2013, og filene er kompatible med desktopversjoner av Microsoft Office 2007, 2010 og 2013..

Den grunnleggende småbedriftstjenesten koster £ 3,90 per måned en bruker, eller £ 39,60 per år - trener på samme månedlig £ 3,30 belastet av Google. Den har tilsvarende spesifikasjoner, med 25 GB lagringsplass, muligheten til å bruke ditt eget domenenavn, støtte og en tilgjengelighetsgaranti, og en gratis måneders prøveperiode.

Det er også en £ 100 per bruker per år alternativ som gir programvaren på egne datamaskiner, samt andre funksjoner.

Et annet alternativ, enten som et alternativ eller i tillegg til cloud computing, er åpen programvare.

Apache OpenOffice er en kontorproduktivitetspakke som kan brukes til alle formål uten nedlasting og lisensavgift. Dens komponenter, som inkluderer Writer for tekstbehandling, Calc-regnearket og Impress for presentasjoner (samt tegning og databaseprogramvare), har en funksjonalitet som er mye nærmere Microsoft Office enn Google Apps, og de fungerer som et enkelt program heller enn en serie med tilkoblede.

Brukerstøtte

Når det gjelder støtte, får du det du betaler for med gratis programvare - det er mye råd på nettet, men ingen garantier. Men OpenOffice har eksistert i 20 år og brukes mye: siden den siste versjonen, 3.4, ble utgitt i mai 2012, har den blitt lastet ned mer enn 44 millioner ganger. Også, som med Microsoft Office 'normale' versjon, vil den fungere offline, mens cloud computing bare er like bra og rask som din internettforbindelse.

En smart bedrift, selv en med et svært begrenset budsjett, bør vurdere å blande og matche. Microsoft, Google og OpenOffice kan alle bruke åpne filformater som fungerer i ulike typer programvare - for eksempel kan Google og OpenOffice åpne Microsoft Words .doc- og .docx-formater - men antar at resultatene alltid vil se nøyaktig ut på samme måte når sett eller trykt.

Hvis du har lyst til å stikke hodet i skyen for kontorprogramvare, ved å bruke Google Apps eller Office 365, kan du alltid gi medarbeidere en gratis versjon av OpenOffice, slik at de kan jobbe offline.