Forskning utført av AIM (Association for Information and Image Management) viste at 77% av fakturaene som kommer som PDF-vedlegg, blir trykt, med 20% av organisasjonene som skanner halvparten eller mer av sin innkommende post.

Å flytte originale papirdokumenter til digitale formater for arkivering er også viktig i hele næringslivet, og det er evnen til å fange opp og dele informasjon som kan være i trykt form.

  • Beste skriver: 16 blekkskrivere og laserskrivere

Ettersom det papirløse kontoret ikke har materialisert seg, må bedriftene sikre at de kan håndtere sine utskriftsbehov med avansert digital gjengivelse, for å levere en effektiv arbeidsflyt. Som myten i det papirløse kontoret sier: "Vi er ikke på vei mot kontorer som bruker mindre papir, men heller mot kontorer som holder mindre papir."

For å aktivere dette ekteskapet av papir og digital, har MFD (Multi Functional Device) blitt uunnværlig.

Utviklingen av MFD-er har flyttet teknologien i sprang for å levere en enhet som kan bli en sentral tjeneste rundt et kontor kan bane. Med utskrift og skanningskapasitet nå tilgjengelig over trådløse nettverk, tilbyr MFDer høy kvalitet i formfaktorer som har fortsatt å krympe i størrelse og pris.

Sier Andrew Hall, markedsføringsleder hos Oki Systems (UK): "Velg en modell som kan skanne begge sider av et dobbeltsidet dokument. En MFD skal spare plass, øke forretningseffektiviteten og spare strøm, men kontroller også strømsparingen for hvilemodus er mindre enn to watt, da enheten vil tilbringe lange perioder i søvn. "

Dan Wogan, Print Business Manager på Micro-P, kommenterte også: "De nyeste områdene av inkjet-MFD-er for bedrifter tilbyr alle funksjonene og tilkoblingsmulighetene til deres lasermodeller. Utskriftskvalitet og lang levetid ved å bruke pigmentblekker har økt holdbarheten og hastigheten for ekte forretningsbruk.

"Den siste utviklingen på dette feltet er introduksjonen av faste skrivehuller i kontormaskiner fra Brother, HP, som gir en trinnvis endring i utskriftshastigheten og ytterligere holdbarhet fra ikke-bevegelige deler. re snakker 70-100 sider per minutt mulig nå. "

Utskriften, skanningen, kopieringen og fakskombinasjonen betyr også mer kommunikasjon og integrering i en bedrift.

Med trådløse nettverk med høy kapasitet blir vanlig, bruker MFDer i økende grad skyen som kommunikasjonsmedium. Faktisk tilbyr den nye C2665dnf MFD fra Dell et lite fotavtrykk og NFC (Near Field Communication), utskrift via hva selskapet ringer "Trykk og skriv ut" - kobler mobilenheter til et skybasert dokumentnav som gir enda større fleksibilitet til brukere av MFD.

"En av de største trender vi ser på markedet for MFD er flyttingen mot tilkoblingsmuligheter," sa Anil Jagpal, europeisk markedssjef, Canon Europe. "Kunder krever stadig mer kontorteknologi for å håndtere dokumentene sine fra papir til digital og tilbake igjen, gjennom en rekke mobil- og webtilkoblede enheter.

"MFD-er trenger derfor å gi viktige tilkoblingsfunksjoner som Wi-Fi, Apple AirPrint, Google Cloud Print eller en dedikert mobilutskriftsapp. Disse funksjonene kan skape et mer fleksibelt og produktivt arbeidsmiljø og garantere enkel utskrift i små kontormiljøer og travle arbeidsgrupper. "

Et område som ofte overses er sikkerheten til MFDer som kan brukes til å skanne, kopiere og fakse svært sensitive dokumenter.

Her bør bruken av MFD være dekket innenfor virksomhetens bredere sikkerhetspolitikk. MFDer kan sikres på flere måter, inkludert bruk av PIN-numre for å få tilgang til maskinen. Hvis maskinen er tilgjengelig på et nettverk, bør en statisk IP-adresse brukes til multifunksjonsmaskinen, da maskinen har begrenset tilgang bak selskapets brannmur. Bruken av USB-minnepinner kan også begrenses for å redusere sannsynligheten for at sensitiv data blir tapt eller stjålet.

sjekkliste

For å sikre at MFD-en din oppfyller dine forretningsbehov, følg denne sjekklisten:

1. Kan maskinen din virksomhet vurderer å håndtere kapasiteten som trengs?

MFD'er kommer i alle former og størrelser. Mange er rettet mot hjemmemarkedet. Se nøye på oppgitt kapasitet og matche dette til din virksomhets arbeidsbelastning.

2. Hvor viktig er kvaliteten på skanning og utskrift?

Mange av de nyeste multifunksjonsmaskinene som bruker utskriftsteknologi som var opp til for kort tid siden, fantes bare i high-end laserskrivere. Se på prøver av utskrift og skannet utgang før du velger.

3. Er det nødvendig med faksfunksjon?

Faks er langt fra et dødt kommunikasjonsmedium, med mange store bedrifter som fortsatt trenger det. Se på faksfunksjonen til MFD, som i dag er sannsynlig å bruke skyen, så vel som direkte oppringing til en annen faksmaskin.

4. Vil din bedrift måtte håndtere sensitiv informasjon?

Tilgang til funksjonene til en MFD skal kontrolleres med PIN-numre eller passord. Sørg også for at MFD bare skriver ut de nødvendige kopiene for å sikre datasikkerhet. Og tenk på om USB-porten skal deaktiveres.

5. Krever virksomheten ekstern utskrift?

Med oppgangen av BYOD (Ta med din egen enhet), er utskrift fra mobile enheter rask og effektiv. Se nøye på appene som vil bruke MFD'en for å sikre at disse kobles sikkert til.

En MFD kan være en kostnadseffektiv ressurs som en bedrift kan bygge sin arbeidsflyt rundt. Med MFDer som nå kommer med en rekke konfigurasjoner, er det viktig å vurdere bedriftens behov og matche dem til høyre MFD.

  • Hva er BYOD og hvorfor er viktig?