Introdusert i Mac OS X 10.2 som en trengende kontaktadministrator, Adressebok og informasjonen i den, gjennomsyrer nå mye av Mac OS X. Åpne en ny melding i Mail, for eksempel (gå til Fil > Ny melding eller bruk snarveien til tastaturet

Cmd + [N]

), og der, i verktøylinjen, er adressebokikonet.

Klikk på den, og du har tilgang til e-postadressene til alle dine kontakter - inkludert de som ikke kommer opp automatisk i feltet Til. En av de mest oversett funksjonene i Adressebok er evnen til å skrive ut postetiketter til de vanlige Avery A4-arkene du kan kjøpe i de fleste papirvarer.

Men å få informasjonen i adresseboken er en kunst i seg selv. For eksempel hadde en klient som hadde byttet fra Windows, nesten 1000 kontakter på Access 2007-databasen. Hun ville skrive ut postetiketter fra sin PC ved hjelp av programmets dedikerte veiviser, så en av de første oppgavene som ble utført var å skifte all den informasjonen over på Mac.

Hvis du vil gjøre dette selv, begynner du med å velge Fil > Eksport i Access (eller FileMaker) og eksporter tabellene dine som en kommaseparert variabel (.csv) fil eller som tabulatoravgrensede data (.tab).

  • 100 tips og triks for å øke hastigheten på OS X

Importerer dataene dine

Så langt, så greit. Det er når du kommer til å importere dataene i Adressebok som du må holde dine ord om deg: Først, i Adressebok, gå til Fil > Importere > Tekstfil ...

Deretter navigerer du til din CSV- eller tabulatoravgrensede fil og klikker Åpen for å starte dialogboksen Tekstfilimport. Når det åpnes, vil den venstre delen av dialogruten ha to kolonner: den høyre delen inneholder dataene du har eksportert fra databasen, mens den venstre kolonnen er for deg å velge hvilket adressebokfelt hvert enkelt informasjon vil oversette til.

For tiden vil det imidlertid si "Ikke importer". Med mindre din første databasepost er en dummy, som bare inneholder generiske dataoverskrifter ('Fornavn', 'etternavn' osv.), Må du fjerne krysset fra boksen merket Ignorer første kort, ellers mister du din første kontakt.

Så, når du går, endres den høyre halvdelen av dialogvinduet for å vise deg hvordan det utfylte kortet vil se ut. Det er en god ide å lage en liste over det totale antallet felt som adressekortene dine skal ha. Hvis du bare jobber med en kontakt, kan du gå glipp av viktig informasjon - for eksempel mobilnummer - og la det feltet ut for alle kontakter.

Bruk pilene nederst i dialogboksen for å gå gjennom kontaktene dine for å sikre at du har alt. Hvis du er glad, klikk OK, og dataene dine blir importert til Adressebok. Det er fortsatt en god ide å sjekke noen få kort - hvis du har gått opp, gå til Redigere > Fortryd importen før du starter igjen.

Nå kan du sortere kontaktene dine til, si, de som har e-postadresser og de som ikke gjør det. Slik lager du en gruppe med alle kontakter som har e-postadresser: Velg Fil > Ny smart gruppe ... , deretter e-post fra den første pop-up, og er satt fra den andre. For disse kontaktene uten e-post, gjenta denne prosessen, men velg er ikke angitt for e-poststatusen. Du kan deretter sende en gruppemelding til den tidligere, og skrive ut etiketter for sistnevnte.