Uansett hvilken bedrift du er i, er det sannsynlig at et sted i organisasjonen din er en person eller et team ansvarlig for prosjektledelsen.

Hvis de håndterer flere prosjekter, jonglerer gruppering av prosjekter, overvåker arbeidsflyten og fordeler oppgaver, blir jobben deres mer om ressursplanlegging. Det betyr at de trenger et fast grep om hvem som gjør hva, hvor og når - og må avgjøre om alle ressursene blir brukt på den smarteste måten.

De kan bruke en rekke verktøy for å organisere ressursene til disposisjon, som kan være personer, utstyr, maskiner eller kontorlokaler. Noen planlegger ressurser ved hjelp av Excel-regneark og et utvalg av andre usofistikerte verktøy, inkludert kalendere, whiteboards og notisblokk. Hvorvidt disse valgene er gjort på grunn av økonomi, eller mangel på kunnskap om et bedre alternativ, er mangel på å bruke spesialisert ressursplanlegging programvare trolig å koste dem tid, penger og respekt for lagspillere og toppledelse.

  • Vi har også fremhevet det beste prosjektstyringsprogrammet

Hvordan regneark sap tid

Når du bruker regneark, er det en arbeidskrevende prosess å manuelt opprette innstillinger, duplisere data og beregne ressursbrukstid. Regnearkene hater også forandring. Hvis du noen gang har vært igjennom tankegangsprosessen med å slå sammen og unmerging celler for å tilpasse en ressursplan i Excel, vil du være smertefullt klar over sine begrensninger og evne til å tømme timene fra dagen din.

Som et samarbeidsverktøy utfører regneark dårlig. Det er svært vanskelig å samordne oppføringer av flere personer i samme regneark. Når det er blitt sendt til teamet, vet ingen om hva endringer andre gjør, eller som er den siste "definitive" versjonen for å jobbe fra. Dette kan tegne prosessen med planlegging og skape ekstra arbeid for at noen kan løse ut motstridende modifikasjoner.

Ingen mangel på data, men hva betyr det?

Excel kan generere store mengder informasjon. Dette er flott for de som er kjent med programvaren, men det kan være et minifelt for de som ikke gjør det beste for å utnytte sine analytiske evner. Uten riktig opplæring kan den store mengden data representert være vanskelig å granske for å skape meningsfylt innsikt. Uklar eller misvisende informasjon som skyldes dårlig dataanalyse og rapportering kan føre til svake forretningsbeslutninger, som flytter selskaper i feil retning.

Det ser ingen tilbake

Hengende på historiske data kan være et problem med Excel-regneark, mens spesialbygd ressursplanleggingsprogramvare ofte er velutstyrt for å gi detaljert informasjon om hvordan en plan har utviklet seg og flyttet, plotting av viktige øyeblikk i et prosjekts tidslinje.

Noen kan hevde at det å være retrospektiv ikke er nyttig i virksomheten: Hvorfor se tilbake når du skal bevege deg fremover til enhver tid? Men prosjektlederne vi møter deler generelt oppfatningen om at det å kunne se hva som skjedde i det siste, hva som fungerte og hva som ikke har vært, er nøkkelen til læringsprosessen, og bidrar til å sikre større prosjektsuksess fremover. Spotting trender og vanlige fallgruver hjelper dem å reflektere og ta informerte beslutninger som hjelper deres virksomhet til å trives.

Den kostnadsbesparende illusjonen

Mange bedriftsledere drar på ideen om å bruke penger på spesialisert programvare for ressursplanlegging, og foretrekker å plod på å bruke Excel, som de oppfatter å være kostnadsfrie som det er noe de allerede har. I virkeligheten er Excel regneark ikke det rette verktøyet for jobben med ressursplanlegging - og de er heller ikke et gratis alternativ. Lisensavgifter må betales for hver maskin programvaren kjører på, og det vil være ekstra kostnader for oppdateringer og vedlikehold.

Få respekt for bedre planlegging

Regnearkens manglende tillatelse i sanntidssamarbeid kan føre til dårlige sammenbrudd i kommunikasjon. I tillegg er de ikke godt tilpasset prosessen med sporing av ressursutnyttelse og arbeidsbelastning. Som et resultat kan prosjektledere gjøre uvitende beslutninger som fører til underutfordrede eller overarbeidede lagmedlemmer.

Hvorvidt ansatte kjeder seg, eller på randen av utbrenthet, oppstår problemer ved ikke å oppnå balansert arbeidsbelastning. Når en ansattes talenter ikke blir nurtured, kan det føre til vredelse. På flipsiden, hvis de føler seg under for mye press, kan de enkelt slippe noen baller og ikke klare å møte tidsfrister. Når dette skjer, kan de bli syndebukk for prosjektfeil, noe som er dårlig for deres helse og selvtillit.

For en lykkelig, positiv lagkultur er det viktig å bruke programvare som skaper klarhet i den overordnede visjonen og individets ansvar. Med åpenhet over hvem som er ansvarlig for hva, deres milepæler, tidsfrister og oppgaveavhengigheter, vil både teamet og toppledelsen være trygg på at prosjektene er på rette spor.

Ditch Excel for å være effektiv og effektiv

Det er klart at prosjektstyringsressursplanlegging best oppnås med et verktøy som er designet spesielt for dette formålet. Programvare som muliggjør produktivt teamarbeid og kan tilpasses som planskiftet. Det er mange ressursplanleggingsplattformer tilgjengelig, så det er viktig å sammenligne sine funksjoner og ideell prøveversjon programvare gratis for å finne den rette kampen for bedriften din.

Noen funksjoner for å se etter det som gir mer effektiv ressursplanlegging inkluderer: muligheten til å se sanntidsoppdateringer, dra-og-slipp-planlegging, enkel datavisualisering og rapportering, tilpassede visninger for å se både det store bildet og detaljene, tilpasset fargevalg, oppgavemiljøer og avhengigheter, sporing av ressursbruk og Google-kalendersynkronisering.

Virkningen av å velge riktig verktøy for jobben kan være enorm. Bedre ledelse, og bedre kommunikasjon og samarbeid vil gjøre det mye enklere å fullføre prosjekter på tid og på budsjett. Å tillate ledere å flytte ressurser raskt rundt, og å identifisere problemer før de gir betydelige problemer, skaper større effektivitet.

I et turbulent globalt økonomisk klima må bedrifter søke smarte metoder for å skape klarhet og en felles visjon blant alle ansatte. Som et verktøy for ressursplanlegging og prosjektporteføljeforvaltning, kan Excel ha hatt sin dag.

Ivar Veenpere, medstifter av Ganttic

  • Få prosjektene dine under kontroll med vår guide til den beste prosjektstyringsprogramvaren