Som teknologien har utviklet, har videokonferanse flyttet fra en dyrt installert tjeneste, kun tilgjengelig for meget store organisasjoner, til en plattform som er praktisk for enhver størrelse av virksomheten.

Kostnadsbesparelser er vanligvis nøkkelfaktoren bak den økte bruken av videokonferansesystemer, med løftet om å ta ut behovet for å reise for møte til møte. For eksempel har Cisco rapportert at det reduserte reisebudget fra 740 millioner til 240 millioner dollar ved å bruke teknologien.

Sjekk ut vår kjøpeguide for elektronisk videokonferanse teknologi

Bedrifter er klar over at det nå er mulig å erstatte noen rutinemessig forretningsreise med videokonferanse, men det tilbyr mer enn det. Et økende antall operasjoner opereres nå av eksterne lag, og med bedrifter blir stadig mer fragmentert over store avstander, har de innsett at telekonferanse kan støtte integrering av lag og kontorer.

Videokonferanse- og telepresensystemer brukes ofte utveksling, selv om de er ganske forskjellige og har sine egne spesifikke applikasjoner. Den tidligere er kjent for enhver bedrift som bruker Skype, for eksempel å foreta videosamtaler.

Telepresence gir økt synlighet og lyd, og gir en mer fornuftig og dyr opplevelse, generelt rettet mot større bedrifter. Et godt eksempel her er systemene tilgjengelige fra Cisco.

Med en rekke plattformer som nå er tilgjengelige for alle budsjett, har det aldri vært en bedre tid å utstyre en forretning med videokonferanseanlegg. Også, ettersom teknologien beveger seg på mobile plattformer, kan bedrifter nå utnytte fordelene dette kan bringe til sine organisasjoner.

Tilnærming med omhu

Som en rapport om emnet fra Frost & Sullivan konkluderer, bør utplassering av mobil videokonferanse nærmest kontaktes.

"Bedrifter som ønsker å dra nytte av denne nye arbeidsformen, bør tilby sine medarbeidere en mobil videokonferanse-løsning som fungerer på alle enheter og på tvers av alle nett, sier det. For å muliggjøre mobil visuelt samarbeid mellom sine ansatte, samarbeidspartnere og kunder, gjør enkelte selskaper det til forbrukertjenester som Skype og Facetime.

"Men som noen IT-sjef vet, tilbyr slike tjenester ikke sikkerhet og kontroll av en enterprise grade løsning. Det gjør dem risikable alternativer for de fleste organisasjoner.

"Frost & Sullivan anbefaler at bedrifter distribuerer en forretningsvennlig mobilvideooppløsning."

Når du bestemmer hvilken videokonferanse eller telepresence-system som er riktig for en bedrift, er det en rekke faktorer å vurdere.

Den ene er om virksomheten trenger å koble et antall brukere til eksterne kontorer. I så fall er lavprissystemer som bruker webkameraer og tjenester som Skype og GoToMeeting ideelle.

Men som Frost & Sullivan påpeker, er det nødvendig å tenke på systemets pålitelighet og robusthet. Investering i enterprise class-tjenester kan gi mer pålitelighet.

For det andre, hvilket nivå av bildekvalitet vil være nødvendig? HD-webkameraer er nå tilgjengelige fra en rekke leverandører, og de kan enkelt kobles til hvilken som helst Mac eller PC.

Men hvis virksomheten din trenger å koble til klienter for presentasjoner, kan telepresence-systemer være mer egnet.

For det tredje må videokonferansesystemet være skalerbart?

Ad hoc bruk vil gjøre det vanskelig å rettferdiggjøre en investering i spesialbygde anlegg. Men når du investerer i kamerautstyr, se etter det beste av rasen, noe som vil produsere HD-kvalitet, da dette er nå referansen for videokonferanse..

Deretter vurderer du hvor mye båndbredde du trenger. Dette blir ofte overset, men båndbredden som trengs for videokonferanse til å fungere effektivt, kan være betydelig.

Det er avgjørende å ta en nærmere titt på tilgjengelig båndbredde, og den sannsynlige effekten av rutinemessig videokonferanse på en virksomhets forbindelse til internett. Ofte vil det være behov for en oppgradering av båndbredde.

Til slutt, må medarbeiderne få tilgang til mobile videokonferansetjenester? Siden smarttelefonen har blitt et allestedsnærværende forretningsverktøy, og nettbrettet har forvandlet hvordan selskapene opererer, blir videokonferanse på farten raskt blitt en viktig tjeneste som bedrifter må distribuere.

Sikkerhet kan også være et stort problem. IT-ledere som pleide å administrere VPN, må kanskje vurdere andre alternativer, da nettverkene kanskje ikke tilbyr nivåene av sikkerhet som kreves ved overføring av noe videoinnhold.

Det er kritisk å ta opp dette aspektet av videokonferanse i enhver systemutplassering.

Teknologien utnyttes i stadig større grad av skalerbar videokoding (SVC), en utvidelse av den etablerte H.264-kodeken som vanligvis brukes til HD-video. Når den brukes med riktig arkitektur, kan SVC levere videokvalitet av høy kvalitet uten behov for betydelig høyere båndbredde.

Men ta deg tid til å vurdere dine behov for å sikre at bedriften din har tilstrekkelig båndbredde.

Videokonferanse- og telepresence-systemer kan også levere mye mer enn bare video. Integrering med digitale whiteboards er for eksempel en viktig del av disse plattformene, og utvider omfanget av informasjonen som kan deles.

Grønn faktor

Videosystemer kan bidra til å levere grønne fordeler. For eksempel har Vodafone rapportert at det reduserte sine karbonutslipp med mer enn 5000 tonn årlig da selskapet eliminert mer enn 13 000 fly som personalet tok i et gitt år.

De kan også produsere effektivitetsgevinster: Forskning fra Cisco har vist at video-samarbeid kan spare i gjennomsnitt over to timer hver uke.

I tillegg er det viktig å samsvare videokonferansesystemet ikke bare med dagens behov, men å bygge fleksibilitet, da disse systemene fortsetter å utvide seg over alle aspekter av forretningspraksis.

Før en bedrift kjøper noen systemer, er det viktig å se teknologien i aksjon. En størrelse passer ikke alle sammen med denne teknologien, så det bør prøve å se på systemene på en shortlist innenfor scenarier som ligner på hvordan det vil bruke plattformen på en daglig basis.