Det er et mareritt, det skremmende scenariet som skremmer hver Microsoft Office-eier: En av dine viktigste Word-, Excel- eller PowerPoint-filer er på en eller annen måte blitt skadet. Og nå vil det heller ikke åpne i det hele tatt, eller du kan se noe av innholdet - men resten ser ut til å ha forsvunnet.

Synet av timer, dager, kanskje uker med arbeid som tilsynelatende er borte for alltid, er nok til å ødelegge noens dag, men ikke gi opp ennå. Situasjonen er kanskje ikke så dårlig som det ser ut til.

Kontoret selv kan fikse noen ødelagte filer; Det er gratis masse verktøy rundt som kan oppnå enda bedre resultater; og selv om de feiler, kan noen få enkle, enkle, manuelle triks være nok til å gjenopprette det tapt arbeidet, og om få minutter.

Lag en kopi av det defekte dokumentet før du gjør noe annet: Våre teknikker er ikke destruktive, men det er best å være trygg. Og så er du klar til å begynne. Her er hva du trenger å vite.

1. Volume Shadow Copy

Hvis du bruker Windows 7 eller Business, Enterprise eller Ultimate Edition av Windows Vista, kan det innebygde skyggekopiesenteret ha en eldre og ukorrekt versjon av filen din.

For å finne ut, start Explorer, høyreklikk mappen som inneholdt dokumentet og velg Egenskaper. Hvis du ser en tidligere versjoner-kategorien, klikker du deretter på. Og hvis alt er bra så ser du en liste over oppføringer for mappen, går tilbake dager eller kanskje uker.

SKYGGE: Windows kan ha laget en sikkerhetskopi av dokumentet ditt. Så omtenksomt

Dobbeltklikk en med en dato når du vet at dokumentet var lesbart, og prøv å åpne denne eldre versjonen. Hvis det virker, lagre det med et nytt navn, og gjenta prosessen med senere mappeoppføringer til du når det punktet hvor filen ble ødelagt.

Dette gir deg en baseline versjon av filen, men du kan fortsatt ha tapt mye arbeid: Hvis ikke, stopp ikke her. Fortsett å prøve følgende trinn, og du kan også gjenopprette den nyeste kopien av filen også.

2. Undelete

Avhengig av Office-oppsettet og historien til dette dokumentet, kan du ha sikkerhetskopiering, autorecover eller andre midlertidige kopier av filen. Hvis dette er et Word-dokument, for eksempel, prøv å søke etter * .WBK eller * .ASD-filer av riktig størrelse og dato, åpnes det sannsynligvis i Word for å se hva som kommer opp (mer om dette emnet på Microsofts nettsted).

I tillegg vil Office-apper vanligvis lage en skjult midlertidig fil med en kopi av dokumentet ditt, mens du jobber med det, slik at det kan være nyttig å finne denne filen. Kopien slettes når du lukker Office-programmet, men du må derfor angre et verktøy. Ta en kopi av Recuva (www.piriform.com/recuva) hvis du ikke allerede har en.

Recuva: Tilbakestill verktøy som Recuva kan hjelpe deg med å finne gamle Office-midlertidige filer

Be nå programmet om å søke i mappen der dokumentet er lagret for alle filer (eller * .TMP-filer hvis du kan filtrere etter utvidelse).

Hvis en slettet fil rundt den rette datoen og størrelsen er tilgjengelig, må du gjenopprette den, ideelt til en annen stasjon (en USB-flash-stasjon er i orden). Endre navn på TMP-utvidelsen for å matche det virkelige dokumentformatet, og prøv å åpne det for å se hva du har gjenopprettet.

3. Test dine forutsetninger

Hvis Office forteller deg at en fil er skadet og ikke kan åpnes, vil du trolig tro det - men det kan være andre forklaringer. Office-appen din kan ha noen grunnleggende problemer for seg selv, for eksempel.

Så hvis du har et problem å åpne ett dokument, bekreft resultatene ved å åpne andre, eller opprett et nytt dokument, lagre og gjenåpne det.

Hvis programmet fungerer bra med andre filer, har du vist at det opprinnelige dokumentet sannsynligvis er feil.

REINS: Hvis problemet er med Office selv, kan en reparasjonsinstallasjon løse problemet

Men hvis det er problemer andre steder, så kanskje, er problemet med Office. Du kan prøve å reparere gjeldende installasjon (i Windows 7, gå til Kontrollpanel, Avinstaller et program, velg Kontor, klikk Endre og velg alternativet Reparasjon), eller installer hele pakken på nytt. Prøv nå å åpne dokumentet igjen, og du kan vel ha bedre hell.

4. Åpne og reparer

Office kan fikse noen korrupte dokumenter på egen hånd. Og dette skjer ofte automatisk. Du vil legge merke til en lengre pause enn vanlig mens Office jobber med filen, og dokumentet ditt vil enten åpne som normalt, eller du får se en feilmelding som beskriver problemet.

Hvis Office ikke prøver dette selv, kan du manuelt be om at det løser et bestemt dokument. Bare gå for å åpne en fil som vanlig, velg det aktuelle dokumentet, og klikk deretter pilen til høyre for Åpne-knappen og velg Åpne og reparer.

Hvis korrupsjonen er relativt liten, kan dette være nok til å gjenopprette arbeidet ditt. Men ikke forvent for mye: Alternativet Åpne og reparasjon virker ikke spesielt smart, og i våre tester beskadiger bare en byte eller to i nøkler områder av et dokument vil forhindre at det åpnes i det hele tatt.

REPARERE: Kontorets egen Åpne og Reparasjon-funksjon er nok til å reparere noen dokumenter

Skulle du fortsatt ha problemer, er det et annet, veldig mye bare-bein Word-alternativ.

Gå til å åpne en fil igjen, velg det skadede dokumentet, og velg "Gjenopprett tekst fra hvilken som helst fil" i boksen "Filer av type". Dette skal kunne gjenopprette eventuell rå tekst fra filen, men bilder og rå formatering vil gå tapt .

Lagre denne versjonen uansett - det kan være det beste du får - men det finnes teknikker som kan være i stand til å oppnå mer komplette resultater.

5. Erstatt malen din

Selv om vi har utelukket store problemer i hele kontoret som årsak til dokumentproblemer, kan det være flere mindre problemer. Ord kan bli påvirket av en feil mal, kanskje; et tvilsomt tillegg; muligens enda et skriverproblem.

MAL: En endring av mal kan gjøre et Word-dokument synlig igjen

Du kan adressere hvert av disse punktene individuelt. Eller du kan velge å takle flere av dem på en gang, for eksempel å kjøre Word i sikkermodus (en bare-bein-lansering som blant annet deaktiverer alle installerte tilleggsprogrammer). Les Microsofts offisielle veiledning for feilsøking av skadede dokumenter i Word 2007 og 2010 for å hjelpe deg med å bestemme.