Oktobermåneden ble utpekt som National Work & Family Month ved en resolusjon fra USAs senat i 2003. Det ble oppfattet å øke bevisstheten blant arbeidsgivere om verdien av en sunn arbeids-livsbalanse.

Men den harde sannheten er at fortsatt to av tre arbeidere sier at de ikke har nok tid til å få sitt arbeid gjort. Når det er mange drager å drepe, virker det som om andre ikke bryr seg om at det i IT-budsjettene er stramt, ressursene er begrensede og arbeidsforespørsler kommer fort.

La oss ta en titt på smertepunktene som står overfor IT i dag, og identifisere fem måter hvordan vi alle kan håndtere og løse disse arbeidsflytskrisene. Her er noen tips om hvordan du kan avslutte arbeidsflytproblemer - med ekstreme fordommer. (Eventuelle "Apocalypse Now" fans der ute?)

Dette betyr krig.

1. Hold oppdateringen oppdatert

Gjør statusoppdateringer mindre kjedelig repeterende og mer sanntid.

Gå inn i en hvilken som helst IT-avdeling, og du vil øyeblikkelig føle deg opptatt av aktivitet. Telefoner ringer, tastaturer er clacking og whiteboards er fulle av scribbles. Alle jobber hardt, men vet du om de er på sporet og på budsjettet?

Å gi statusoppdateringer kan være banan av din eksistens. Du vet at det må gjøres, og du tilbringer timer på å gjøre det, men å gi sanntidsoppdateringer er nesten umulig, og statusrapportene dine er allerede utdatert etter den tiden de blir presentert for ledelsen.

I gjennomsnitt oppfyller to av fem prosjekter ikke deres opprinnelige mål, og halvparten av de mislykkede prosjektene er relatert til ineffektiv kommunikasjon. For å være på høyre side av disse dataene, er det noen forslag:

  • Reduser motstanden - Utvikle en prosess som gjør at hele teamet kan samarbeide om leveranser, gjennomgå forespørsler og sjekke statuser, alt fra et enkelt sted. Dette eliminerer overbelastning av informasjon ved å redusere de ulike e-postkjedene, slettede telefonsvarer og glemte hallwaysamtaler.
  • Lag statusoppdateringer en verdiøkende - Når lagmedlemmer savner møtene dine og ikke svarer på e-post, kan det virke som om de ikke verdsetter kommunikasjonen din. Og kanskje gjør de det ikke! Sittende gjennom et time-langt møte bare for å gi en to minutters oppdatering er definitivt ikke verdt deres tid. Når det er enkelt å oppdatere informasjon om arbeidsforespørsler og oppgaver, vil de være mer tilbøyelige til å gjøre det.
  • Gi tilpasset kommunikasjon - Ulike interessenter har forskjellige ting de trenger å vite på forskjellige tidspunkter. Ledelsen kan trenge budsjettinformasjon. Personalet trenger å forstå hva som kommer deres vei og når. Prosjektledere må kunne bruke data fra ett prosjekt for å beregne en annen nøyaktig. Ta deg tid til å finne dine interessenters nøyaktige behov.

2. Kommuniser

Hold deg oppdatert med prosjektkommunikasjon for å unngå å bli overveldet.

I informasjonsoverbelastningsalderen er det vanskeligere enn noensinne å fange og håndtere alle innkommende arbeidsforespørsler uten å blande opp prioriteringer, manglende tidsfrister og kaste bort ressurser.

I den kontinuerlige oversvømmelsen av forespørsler fra e-post, møter, gangsamtaler, notater, telefonsamtaler og tekstmeldinger, er det nesten umulig å holde hodet over vann.

I den konstante sperringen, hva har forrang? Programvareoppgraderinger, brukeradministrasjon, maskinvarevedlikehold-disse operasjonelle oppgaver må gjøres selv når du jobber med nye utviklingsoppgaver.

Med nye arbeidsforespørsler som kommer hver dag, er det noen ganger lettest å bare begynne med den som er tildelt av din favorittmedarbeider.

Konsekvensene av denne tilnærmingen er imidlertid at arbeidet som må gjøres ikke nødvendigvis er det arbeidet som blir gjort. Faktisk føler bare en av ti arbeidere at deres arbeid har en sterk kobling til deres organisasjoners toppprioriteter.

For å regulere dusjen av forespørsler som regner ned på deg og ditt lag, er det noen forslag:

  • Juster prosjekter med forretningsmål - Hver ny forespørsel skal stemme overens med forretningsmål som er en del av strategiske tiltak. Det betyr at de "" kule "" ideene løses fra de som bidrar direkte til bedriftens mål.
  • Forstå avvikene - Nye arbeidsforespørsler venter ikke på at nåværende oppgaver er ferdige og kan avbryte arbeid i rørledningen, og forårsaker unødvendige forsinkelser. Hver ny forespørsel har en dominoeffekt, så det er viktig å forstå nedstrøms arbeidsmessig innvirkning.
  • Styrk arbeidstakere - Hvert lagmedlem må være bemyndiget til å si "nei" (og være i stand til å forklare hvorfor) når forespørselen ikke er i samsvar med strategiske mål, vil ikke vise akseptabelt avkastning, eller hvis det ikke er rett og slett ikke nok ressurser.

3. Prioritere oppgaver

I IT spesielt er det alltid mange flere prosjekter enn det er ressurser og midler. De spenner fra store virksomhetsinitiativer til små forbedringer. Og mens hvert prosjekt har sin egen prioritet, kan det til og med være oppgaveprioriteringer innenfor prosjektet.

Akkurat som blokkene i Tetris er det kritisk at alle bevegelige deler passer sammen for å sikre høy prioriterte prosjekter leveres med hell.

Uten skikkelig og kontinuerlig veiledning vil arbeidstakere bruke sin egen tilnærming, sette brikkene sammen slik de passer, i stedet for riktig ordre. Dette betyr at du arbeider med favorittprosjektene dine eller svarer på den som roper høyest, spesielt når alle interessenter mener at prosjektet skal ha topp prioritet.

Når prioriteringskonflikter ikke er godt kommunisert eller ikke engang satt, kan det bety forskjellen mellom forretningsverdi og kostbare forsinkelser.

Stephen Covey ga en gang noen vismandsråd: "Nøkkelen er ikke å prioritere hva som er på skjemaet ditt, men å planlegge dine prioriteringer."

Her noen forslag til å skape en prioritert arbeidsflyt: