Som leder på arbeidsplassen er det plikt å planlegge og organisere ressurser, holde seg innenfor budsjettet, for å møte bedriftens krav og for å sikre at folk fullfører prosjekter i tide. Selv om du er god til å delegere oppgaver og jonglere flere jobber på en gang, kan det være en utfordring å sikre at prosjektet ditt er en suksess..

Og i dagens fartsfylte verden av virksomheten, ofte som en “prosjektleder” er bare en annen nødvendig ferdighet i din generelle jobbtittel. Men jo mer arbeid du tar på og jo flere prosjekter du påtar seg, jo vanskeligere er det å håndtere prosjektet på riktig måte.

For å bedre forstå viktigheten av prosjektledelsen, er det nyttig å bryte opp jobben i fem hovedtrinn:

  • Starte: sette prosjektet i gang ved å utvikle et sluttmål
  • Planlegger: utvikle en trinnvis plan for å nå målet ditt
  • Utfører: delegere oppgaver til gruppemedlemmer som vil hjelpe deg med å utføre planen din
  • Overvåking og kontroll: Hold styr på lagmedlemmene dine for å sikre at de møter sine individuelle mål
  • Lukking: bind opp alle løse ender og avslutt prosjektet på gang

Enten du er ny på prosjektledelse eller har styrt prosjekter i årevis, vil forstå de vanlige fallgruvene som står i veien for prosjektsuksess, hjelpe deg med å unngå feil og nå ditt mål uten hold-ups eller komplikasjoner..

  • Vi har også fremhevet det beste prosjektstyringsprogrammet

1. Dårlig planlegging

De største problemene oppstår vanligvis i fase 2 i planleggingsfasen. Uten riktig planlegging av hvordan du skal nå ditt mål, vil du møte tilbakeslag i hele prosessen. Mangler du milepæler eller har problemer med å få alle interessenter til å godkjenne planleggingen din? Kanskje du skjønner at du mangler de riktige ressursene for å nå målet ditt. Dette er vanlige tegn som du har planlagt dårlig.

Hvis du har innsett at du ikke har planlagt det, er det fortsatt skritt du kan ta for å gjenopprette før alt går tapt. Vurder å sette ned og kartlegge hele livssyklusen til prosjektet ditt. Dette kan hjelpe deg med å justere timeplanen din. oppdatere nåbare milepæler, tilbakestill leverbare tilstander og endre budsjett regneark for å jobbe med din nye tidslinje. Å ha et oppdatert kart over hvordan du vil nå målet ditt, vil forsikre interessentene om at prosjektet ditt vil bli en suksess.

2. Manuell prosess

Skaper du lagplaner ved hjelp av scratch eller sender individuelle e-postmeldinger for å tilordne arbeid? Finner du deg selv å bruke timer med å lage tidsfrister, planlegge møter eller bygge rapporter? I så fall gjør du nok mer fysisk, manuell arbeid enn nødvendig - noe som betyr at du ikke bruker verdifull bruk av ressursene dine.

For å gjøre denne prosessen mer effektiv, behold alle dokumenter, som oppgaveoppgaver, tidsfrister, etc., på ett sentralt sted. Ved å gjøre dette, trenger du ikke å starte fra scratch hver gang du tar på et nytt prosjekt. Vurder å se på spesiell programvare som tillater hver bidragsyter eller interessent å logge inn og se statusen til alle aspekter av prosjektet som angår dem.

3. Utilstrekkelige verktøy

Moderne teknologi kan være din beste venn når du administrerer et prosjekt; Det kan imidlertid også være din største fiende. E-post, Internett, regneark, smarttelefonprogrammer, skybaserte programmer; eksperter anslår at prosjektledere bruker opptil 13 metoder for å administrere prosjektet.

I stedet for å jonglere flere forskjellige metoder, velg ett styringssystem som vil fungere for alle. Dette vil trolig være en enkelt, skybasert, standardisert plattform som kan håndtere alle dine ledelsesbehov.

4. Manglende overvåking og korreksjon

Som nevnt i fem viktige trinn i prosjektledelse, er overvåkning og korrigering av fremdriften din underveis avgjørende. Hvis du ikke holder vurderinger til slutten av prosjektet, vil du aldri kunne berøre base med lagmedlemmer eller aksjonærer for å vurdere eventuelle problemer eller problemer med prosjektet.

Du vil også aldri kunne markere hva som gikk riktig og hva som gikk galt.

For å forhindre misforståelser eller komplikasjoner som skjer i prosjektet ditt, opprett mål og milepæler som er viktige for interessenter. Bruk disse målene til å måle din suksess og spore fremdrift gjennom hele prosjektet. Ved å undersøke fremdriften din i små porsjoner, kan du raskt og enkelt gjøre justeringer til budsjetter, oppgaver, ressursallokering og mye mer.

5. Kommando og kontroll tenkning

Selv om du er den mest erfarne prosjektlederen eller bruker den kraftigste arbeidsstyringsprogramvaren, hjelper den ikke om hvert medlem av teamet ditt ikke er ombord med de samme målene og lignende tenkemåter.

For å fikse dette, er det viktig å oppfordre hver ansatt til å tenke og fungere som en prosjektleder. Dette betyr at teamet ditt skal kommunisere effektivt, samarbeide med hverandre, delegere oppgaver og be om hjelp om nødvendig, bevisdokumenter, rapportere fremgang, justere problemer og mye mer.

Brooke Cade, Freelance Writer at Workfront

  • Få prosjektene dine under kontroll med våre toppvalg for den beste prosjektstyringsprogramvaren