Introduksjon

Vi våger å si at du er en dab-hånd med Microsoft Word. Du kan skrive et brev. Du kan utføre admin oppgaver. Kanskje du er engang i stand til å trekke av en feilfri postfusjon. Men mange av oss går ikke utover Microsoft Words mest grunnleggende funksjoner.

Med det for øye er vi her for å vise deg ti måter å få mer ut av Word, fra grensesnitt strømlinjeforming til arbeidspraksis som vil gjøre dokumentene dine bedre og komme til liv raskere.

Vær oppmerksom på at vi kjører Office 2016 på Windows 10 her, men du vil kunne trekke ut de fleste av disse triksene på en hvilken som helst versjon av Microsoft Word etter 2010, og de gjelder selv om du kjører Microsoft Ord på en Mac.

  • Ta også en titt på våre beste Excel 2016-tips, sammen med tipsene for PowerPoint 2016 og Outlook 2016
Forrige Side 1 av 11 Neste Forrige Side 1 av 11 Neste

1. Konfigurer båndet

Hvorfor ikke begynne med å lage det Ribbon-grensesnittet - kontroversielt som det er, selv etter all denne tiden - jobber for deg? Gå til Arkiv> Valg, og hør deretter på Tilpass bånd. Klikk på Ny fane, høyreklikk fanen din og velg Gi nytt navn for å merke den, og dra den for å angi hvor du vil at den skal vises på verktøylinjen.

Du kan nå dra de mest brukte kontrollene over fra venstre kolonne til den nye egendefinerte båndfanen, ved hjelp av New Group-kontrollen (omdøping etter behov) for å bryte dem opp i ryddige seksjoner. Du kan til og med omdøpe verktøyene selv, eller gi dem nye ikoner, ved å bruke høyreklikkmenyen.

Forrige Side 2 av 11 Neste Forrige Side 2 av 11 Neste

2. stil tips

Hvis du lager et stort dokument, er det viktig å gjøre det konsistent - leserne dine vil legge merke til om det er over alt. I stedet for å formatere dokumentets fonter og vekter manuelt, velg teksten og bruk stilpanelet på fanen Hjem for å bruke forskjellige stilarter (vanlig tekst, overskrifter, anførselstegn og lignende).

Ved å male teksten på denne måten, kan du enkelt bruke et av Words innebygde dokumentformater (tilgjengelig fra fanen Design) for å fullføre dokumentet om et klikk, eller omkonfigurere individuelle stilarter (høyreklikk dem i stilpanelet) til endre dem hele dokumentet. Dette vil også gjøre det mulig for deg å bruke Words innebygde innholdsverktøy uten ytterligere tinkering.

Forrige Side 3 av 11 Neste Forrige Side 3 av 11 Neste

3. Lag et notat

Utheving er mer enn bare en måte å legge til en fin farge på dokumentene dine. Først legg inn uthevingsmodus ved å velge riktig verktøy i Font-panelet på Hjem-fanen, og dra musen over teksten du vil markere. Du kan også velge teksten først, og deretter trykke [Ctrl] + [Alt] + [H] for å markere den.

Når du kommer til å dokumentere dokumentet ditt, henter du finnverktøyet - [Ctrl] + [F] - deretter bytt til dialogboksen Avansert søk ved å klikke på rullegardinpilen i søkeboksen og velg det aktuelle alternativet.

Klikk på Mer >>>, klikk på Format-knappen nederst i vinduet, og velg deretter Marker. Du kan nå treffe [Enter] i "Find what" -boksen for å hoppe gjennom hvert uthevet område i dokumentet ditt. Eller hvorfor ikke prøve det motsatte? Klikk på Format> Marker igjen, og du vil søke etter ikke-markert tekst, slik at du kan merke av deler av dokumentet når de er ferdige.

Velg hele dokumentet ditt med [Ctrl] + [A] når du er ferdig, og sett fremhevingen til 'Ingen farge' for å fjerne den helt.

Forrige Side 4 av 11 Neste Forrige Side 4 av 11 Neste

4. Nye snarveier

I forrige tips ble vi tvunget til å gå langt for å komme til den avanserte søkedialogen, fordi snarveien [Ctrl] + [F] i stedet er tilordnet det mye mindre nyttige navigasjonspanelet. Denne urettferdiggjøringen er lett korrigert dersom vi genererer vår egen snarvei.

Gå tilbake til bånddesigneren som vi brukte i trinn ett (Arkiv> Valg> Tilpass bånd) og klikk på Tilpass-knappen nederst i venstre hjørne av vinduet. Finn 'Home Tab' i den venstre kolonnen, og deretter 'EditFind' i den høyre kolonnen. Du vil se at det ikke er noe som er oppført i den nåværende nøklene-boksen; bare klikk under 'Trykk på ny snarvei' og klikk på din egendefinerte kombinasjon (du kan til og med bruke [Ctrl] + [F] for å erstatte den opprinnelige snarveien) og deretter klikke på Tilordne for å angi den.

Forrige Side 5 av 11 Neste Forrige Side 5 av 11 Neste

5. Hurtig tilgang

Finn funksjonene du trenger enda raskere enn du kunne med båndet ved å feste dem til hurtigaksjonslinjen, dette området øverst til venstre på skjermen over båndflikene. Som standard inkluderer dette snarveier for å lagre, angre og gjenta - alt er veldig nyttig, men hva om du utfører en annen funksjon med større regelmessighet?

Klikk på rullegardinpilen på verktøylinjen til høyre, velg Flere kommandoer, og klikk på Legg til >> -knappen for å flytte markerte elementer fra venstre rute til høyre rute. Du kan også merke av i boksen nederst i dette vinduet for å legge hurtigbjelken under båndet, men det er muligens litt sløsing med skjerm fast eiendom.

Forrige Side 6 av 11 Neste Forrige Side 6 av 11 Neste

6. Citation nødvendig

Mange dokumenter krever en riktig bibliografi, og Word inneholder verktøy som gjør det enkelt å lage en. Gå til referanserfanen for å finne dem, og bruk Sett inn henvisningsknappen for å legge inn en referanse på din nåværende markørposisjon. Når du legger til citater mens du går, trenger du (heldigvis) ikke å fylle dem helt - du kan legge inn litt plassholdertekst for å minne deg om de eksakte dataene du trenger å skrive inn, og komme tilbake til det senere for å fylle ut i blankene.

Når du har satt inn et sitatsted, holder du musen over den og klikker på rullegardinpilen på høyre side. Velg Rediger kilde, og fyll inn de aktuelle dataene for din referanse - det er som standard "Bok", men det finnes mange andre kilder å velge mellom. Du kan nå sette inn en bibliografi på slutten av dokumentet ditt, også fra fanen Referanser - sørg for at du oppdaterer dette før publisering, da det ikke automatisk reflekterer endringer som gjøres i sitater.

Forrige Side 7 av 11 Neste Forrige Side 7 av 11 Neste

7. Smart oppslag

Kanskje et verktøy som passer best til dokumenter du leser i stedet for å skrive, Smart Lookup (velg litt tekst, høyreklikk den og velg, du gjettet det, Smart Lookup) kan hjelpe deg med å finne ut mer informasjon om teksten i dokumentene dine ved å gjøre en fin Bing-søk i en kolonne på siden. Klikk på Definer øverst i den kolonnen, og du får en definisjon av ordet fra Oxford Dictionary.

Så lenge du er koblet til Internett, kan du også bruke høyreklikkmenyen til å hente raske synonymer for ord, og dykke videre inn i synonymmenyen for å se dem dypere inn i en synonymordbokssidebar.

Forrige Side 8 av 11 Neste Forrige Side 8 av 11 Neste

8. Se flere alternativer

Jo mer du undersøker båndet, desto mindre restriktive føles det. Du har kanskje lagt merke til visse båndgrupper med et lite ikon i nederste høyre hjørne - klikk på denne for å utvide gruppens alternativer til Words fulle utvalg. Dette vil enten ha formen av et popup-vindu, et sidebjelke eller et sveverpanel, avhengig av hvilken gruppe av alternativer du har utvidet.

Nyttig er de to sistnevnte utskiftbare og valgfrie - klikk og dra toppen av et sidebjel for å slå det inn i et panel, eller dra et svingepanel til kanten av Word-vinduet for å legge det til som sidebjelke. Sidebjelker kan plasseres side ved side, forutsatt at du har nok skjerm fast eiendom.

Forrige Side 9 av 11 Neste Forrige Side 9 av 11 Neste

9. Mange klipp

Words utklippstavle har mye mer enn det grunnleggende Windows-enhetsminnet. Du kan lagre opptil 24 elementer på det om gangen - bare treffer [Ctrl] + [C] to ganger for å få det opp og se hva som for tiden blir husket.

Men visste du at det ikke er Words eneste utklippstavle? Du kan også gjøre bruk av et nesten skjult verktøy kalt spiken for å samle sammen biter av tekst inn i en bestilt linje. Velg teksten du ønsker å kutte og trykk [Ctrl] + [F3] for å legge den til spissen. Gjenta prosessen så mange ganger som du ønsker å vokse spissen. Når du er klar til å hente teksten, kan du enten trykke [Ctrl] + [Shift] + [F3] eller skrive "spike" (uten anførselstegn) og trykke [Enter].

Tekst på spissen forblir selv der mellom øktene - du kan vise den ved å velge Hurtigdeler> AutoText på Sett inn-fanen.

Forrige Side 10 av 11 Neste Forrige Side 10 av 11 Neste

10. Byggeklosser

Når du bygger et dokument, kan det være fristende å danne alle komponentene for hånd ved å bruke Words designverktøy. en tekstboks her, en fancy footer der. Det er sikkert mulig, men det tar tid og krefter som kan brukes bedre til å skrive.

Prøv istedenfor Words enorme samling av sideblokkene (Sett inn> Hurtigdeler> Byggeklokke-arrangør). De er raske, flotte gjenstander som du kan sette inn på et øyeblikk for å legge til flair i dokumentene dine. Hvis de ikke passer perfekt til stilen din, kan du tilpasse designen og bruke Sett inn> Hurtige deler> Lagre utvalg for å beholde dem på filen for neste gang du trenger dem.

Forrige Side 11 av 11 Neste Forrige Side 11 av 11 Neste
aksjer