Introduksjon

Presentere ideer konsistent og med stil kan være den mest kritiske - og nervebrytende - forretningsfunksjonen. De fleste av oss bruker Office 2016s PowerPoint-app for å forvandle kjedelige taler til interaktive presentasjoner, holde interessen til publikum og øke konsentrasjonen. Men det er mer til dette enn blide lysbilder; Hvis du vil ha en innvirkning, kan du bedre kjenne deg rundt programvaren.

Vi har trukket sammen ti topp tips for PowerPoint 2016 - ting som vil hjelpe deg med å designe raskere og mer effektivt, og skjulte tweaks som kan lagre presentasjonen din i en klemme. Flertallet vil også fungere for tidligere versjoner av PowerPoint, og på Mac-versjonen av Office med de riktige snarvei-tweaksene. Lykke til!

  • Ta også en titt på våre beste Word 2016 tips, sammen med våre Outlook 2016 tips og Excel 2016 tips
Forrige Side 1 av 11 Neste Forrige Side 1 av 11 Neste

1. Tilfeldig tekst

Design og innhold trenger ikke nødvendigvis å gå hånd i hånd. Det er ikke utkikkelig å ønske å skape iøynefallende lysbilder før du vet nøyaktig hva som skjer på dem, og PowerPoint har et verktøy innebygd for å hjelpe deg med å opprette plassholdertekst.

Bare klikk inn i en tekstboks, skriv = rand (), og trykk deretter på [Enter] for å generere en tekstrekkefølge, eller bruk = lorem () for å hente opp noen standard 'lorem ipsum' fyllstoff. Du kan også skrive inn et tall i parentes for å bestemme hvor mange avsnitt du føler at du skal jobbe med. For å ta det videre, skriv inn to tall: = lorem (2,3) vil generere to avsnitt med tre setninger hver.

Forrige Side 2 av 11 Neste Forrige Side 2 av 11 Neste

2. Tegn ligninger

Presentasjoner med en matematisk bøyd vil ha nytte av klare, godt utformede ligninger. Vi vet alle hvor vanskelige disse kan være å legge seg ut - og ingen ønsker virkelig å bruke LaTeX hvis de ikke trenger det. PowerPoint 2016 inneholder et nytt verktøy som gjør det enkelt: Ink-funksjonen.

Gå til Sett inn-fanen og klikk på Equation for å få opp et nytt båndpanel. Klikk på Ink Equation-knappen og trekk ligningen din på det gule rutenettet. Hvis du er klar nok med din scrawling, vil PowerPoint konvertere den til de riktige symbolene automatisk. Hvis ikke, bruk verktøyet Velg og rett til å tegne rundt symbolet som er dårlig tolket og velg det riktige. Trykk på sett når du er ferdig.

Forrige Side 3 av 11 Neste Forrige Side 3 av 11 Neste

3. Valgfag

Mens mange vil argumentere for at de mest effektive PowerPoint-presentasjonene er de med få elementer utover fakta, vet vi at noen lysbilder har en tendens til komplekset. Så snart du har startet layering-elementer og stikker tekst på toppen av bildene, kan det være en absolutt smerte å lage design tweaks.

Effektive PowerPoint-brukere har en tendens til å jobbe med valgruten åpen for å motvirke dette problemet. Gå til Hjem> Velg> Utvalgspanel for å åpne den. Her kan du skjule elementer (klikk på eyeball-ikonet), endre navn på dem (klikk to ganger), og omorganisere bestillingen raskt på siden ved hjelp av pilikonene.

Forrige Side 4 av 11 Neste Forrige Side 4 av 11 Neste

4. Bruk nettene

Ja, det er en god mulighet for at du ikke har gått glipp av dette aspektet av PowerPoint, men undervurder ikke hvor viktig det er å bruke programmets layoutverktøy (høyreklikk på tavla rundt lysbildet ditt, velg Tavle og veiledning) for å låse ned design.

Vi anbefaler at du slår på rutenett og ser på rutenettet, i det minste når du skisserer ting ut, eller svever over Rutenett og guider for å lage vertikale og horisontale guider. Objekter du flytter eller endrer størrelsen vil ha tendens til å låse på disse subtile markørene, slik at du kan holde deg på sporet uten å være bundet til en formell struktur.

Forrige Side 5 av 11 Neste Forrige Side 5 av 11 Neste

5. Skriv ut hand-outs

Skrive ut et lysbilde på en side er sløsing og litt meningsløst, spesielt hvis lysbildene dine er godt utformet. De skal fungere som akkompagnement til det du snakker om, ikke en ordentlig kopi. Men lysbildehåndtak kan være nyttig hvis du bruker dem på riktig måte.

Vi anbefaler konfigurasjonen '3 lysbilder' - du finner den i dialogboksen Skriv ut under Fil-menyen. Dette legger til et sett med linjer ved siden av lysbildene dine, og gir et praktisk referansepunkt og en plass for publikum til å lage notater. Eller hvis du vil dele lysbildene med et transkripsjon av talen din eller skrive dine egne skreddersydde notater for å presentere fra, legg dem til for hvert lysbilde ved hjelp av Notes-ikonet i statuslinjen og skriv ut ved hjelp av riktig mal.

Forrige Side 6 av 11 Neste Forrige Side 6 av 11 Neste

6. Slide med høy oppløsning

Du kan unngå smertene i font utilgjengelighet - og få mest mulig ut av alle tilpassede skrifttyper du kanskje har installert - ved å gjøre presentasjonen din til flate bilder (Fil> Lagre som, velg PNG som filtype) og sett dem på nytt i et svart lysbilde før du drar ut for å levere den. Du kan også eksportere dekk i PDF-format (File> Export) for øyeblikk hvor du kanskje ikke har PowerPoint installert på maskinen du forventes å presentere fra.

Men her er problemet: PowerPoint, som standard, sparer i en woefully lav oppløsning. Lysbildene dine har en tendens til å se forferdelig ut når de gjengis. For å finjustere dette krever en liten registerredigering magi: Åpne Registry Editor ved å trykke [Windows] + [R] og skrive regedit, og deretter hodet til HKEY_CURRENT_USER / SOFTWARE / Microsoft / Office / 16.0 / PowerPoint / Options - du må kanskje endre '16 .0 'til et mindre nummer hvis du bruker en tidligere Office-utgivelse.

Høyreklikk i høyre rute og legg til et nytt DWORD. Navngi den ExportBitmapResolution (alt ett ord), høyreklikk den nye oppføringen, og klikk Endre. Endre base til desimal, og trykk 300 i boksen. Nå vil hvert bilde du eksporterer være en skarp 300dpi, mer enn nok til å tilfredsstille alle projektorskjermbilder.

Forrige Side 7 av 11 Neste Forrige Side 7 av 11 Neste

7. Del skjermbilder

PowerPoint inneholder to kraftige måter å projisere meldingen din om du jobber med programvare. Først opp kan du bruke skjermbildeverktøyet til å raskt fange skjermregioner eller hele vinduer og trekke dem rett inn i lysbildene dine. Gå til Sett inn> Skjermbilde og velg enten vinduet du vil sette inn (endre størrelsen på det valgte vinduet etter behov før du velger det her) eller bruk skjermklippingsverktøyet for å importere en bestemt region. PowerPoint vil automatisk komme ut av veien hvis du bruker det sistnevnte alternativet.

PowerPoints skjermopptaksverktøy, som finnes på høyre side av Insert-båndet, er veldig praktisk, slik at du kan demonstrere programvarefunksjoner i form av en levende video, selv om dette naturlig vil øke dekkets filstørrelse betydelig. Heldigvis kan du bruke denne funksjonen til å lage videoer til bruk utenfor PowerPoint - bare høyreklikk elementet når du er ferdig med opptaket og velg Lagre medier Slik skal du slippe en MP4-fil hvor du trenger det.

Forrige Side 8 av 11 Neste Forrige Side 8 av 11 Neste

8. Duplisering

Kopier og lim inn innholdet i ett lysbilde til et annet kan virke som en god ide hvis du skal replikere den samme strukturen. Men det er en mye raskere måte å gjøre det på: velg lysbildene du vil replikere i navigasjonsruten til venstre, høyreklikk på et av de valgte lysbildene dine, og velg Dupliser Slide.

Du kan også gjenbruke elementer i et lysbilde raskt ved å holde [Ctrl] og dra dem. Du henter en kopi og slipper den uansett hvor du slipper venstre museknapp. Hvis du legger inn lysbildesortereren (Vis> Slide Sorter), kan du bruke denne teknikken til å raskt kopiere hele lysbildene også.

Forrige Side 9 av 11 Neste Forrige Side 9 av 11 Neste

9. Paint det på

Det er ikke spesielt vanskelig å sette opp animerte objekter, men å gjøre flere unike gjenstander bruker de samme animasjonsegenskapene kan være noe vondt. Med mindre du bruker animasjonsmaleren, som raskt kopierer stiler.

Sett opp animasjonen som vanlig, og finn animasjonsmaleren i avansert animasjonsdel av animasjonsbandpanelet. Pass på at objektet hvis egenskaper du ønsker å duplisere er valgt, klikk på knappen, og klikk deretter objektet du vil bruke animasjonen på.

Trenger du å animere mer enn ett ekstra objekt? Dobbeltklikk animasjonsmaleren, og penselblokken vil forbli aktiv til du klikker på den igjen.

Forrige Side 10 av 11 Neste Forrige Side 10 av 11 Neste

10. Legg inn nettvideo

Hvis du er sikker på at presentasjonsstedet ditt skal ha en stabil internettforbindelse, kan du krysse bildene dine med video fra nettsteder som YouTube eller Vimeo. Åpne en nettleser og hør til videoen du vil inkludere. Finn den innebygde koden - dette er forskjellig fra nettsted til nettsted, men bør ikke være for vanskelig å finne - velg alt og kopier det til utklippstavlen.

Gå nå tilbake til PowerPoint, tegne en boks hvor du vil at videoen skal være, gå til Sett inn> Video> Online Video, og lim inn embedkoden i den aktuelle boksen. Du kan endre størrelsen på boksen etter behov, og til og med bruke animasjoner og andre effekter for å spice opp ting.

Forrige Side 11 av 11 Neste Forrige Side 11 av 11 Neste
aksjer