Introduksjon

Outlook har lenge vært en ramme for mange organisations e-post og planleggingsflyt, og med god grunn: Den er solid, enkel å bruke, og holder alt - alle adresser, mails, avtaler og oppgaver - på ett sted. Det er noe som alle de nettbaserte e-postkontoene i verden ikke kan klare seg på.

Vi har skrapt og scoured å grave opp våre favoritt Outlook 2016 topp tips - triks som vil gjøre e-posthåndtering raskere, planleggingen din mer presis og arbeidslivet ditt mye enklere. De fleste bør jobbe med tidligere versjoner av Outlook, så vær ikke redd for å gi dem en prøve hvis du ikke har fått en Office 2016-oppgradering ennå.

  • Ta også en titt på våre beste Word 2016 tips, sammen med våre PowerPoint 2016 tips og Excel 2016 tips
Forrige Side 1 av 11 Neste Forrige Side 1 av 11 Neste

1. Hurtige deler

Lanserer et nytt produkt? Ofte gir teknisk støtte? Er du lei av å gjenta deg selv igjen og igjen i e-post? Bruk Outlook's Quick Parts til å lagre ofte brukte setninger eller avsnitt, og du vil spare en masse tid. Bruk komponentvinduet til å skrive ut teksten du vil bruke ofte, markere den og gå til Sett inn> Hurtige deler> Lagre utvalg ... for å forplikte det til Outlooks minne.

Du har nå to alternativer: enten bruk Sett inn> Hurtige deler for å legge til teksten, eller bare begynn å skrive det i komponentvinduet. Outlook vil gi en visuell indikasjon, og du kan ganske enkelt trykke Enter-tasten for å umiddelbart legge den til meldingen. Det er praktisk for deg.

Forrige Side 2 av 11 Neste Forrige Side 2 av 11 Neste

2. Speed ​​deg opp

Den gangen du bruker behandling av epost i løpet av dagen, er det ofte tid som er bedre brukt på viktige aktiviteter. Å kjenne Outlook's snarveier er den beste måten å gjøre mer av programmet og få ting gjort raskere. Begynn med [Ctrl] + [R] for å starte et raskt svar på den nåværende åpne e-posten, [Alt] + [R] for å svare alle og [Alt] + [W] for å videresende en e-post. Forvirrende vil [Alt] + [R] også åpne arbeidsukekalendervisningen og [Alt] + [W] hele uken så lenge du er i Outlooks kalender.

Som i Excel, mangler Outlook 2016 Words verktøy for snarvektilpasning - selv om vi vil utforske en måte du kan angi bestemte snarveier på senere - men sjekk hjelpefilen for å finne en vert flere snarveier.

Forrige Side 3 av 11 Neste Forrige Side 3 av 11 Neste

3. Forsink mail

Kanskje dette er en for Exchange-brukere, eller POP / IMAP-brukere som ikke har noe imot å forlate sine datamaskiner 24/7, men likevel: Outlook lar deg planlegge e-post for levering på et bestemt tidspunkt. Dette er nyttig for tidsbestemte utgivelser, internasjonal kommunikasjon, eller bare å gjøre det virke som om du jobber på antisosiale timer.

Uansett hva du har, er det enkelt å få dette til å skje. Skriv e-posten din i komponisten som vanlig, og hør deretter til Valg> Forsink levering. Pop datoen og klokkeslettet du vil at meldingen skal leveres i riktig arkiv. Husk at dette er din lokale tid, så juster for eventuelle internasjonale variasjoner - trykk deretter OK.

Forrige Side 4 av 11 Neste Forrige Side 4 av 11 Neste

4. Søke mapper

Sortering av innboksen din kan være en oppgave som langvarig og arbeidskrevende som svar på den daglige flommen av post. Men en bestemt funksjon i Outlook betyr at du ikke nødvendigvis trenger å sortere noe. En søkemappe kategoriserer automatisk postene dine basert på vilkår som finnes i; kanskje 'innkjøpsordre' eller 'faktura'. Det er ikke ufeilbarlig, men det er sikkert nyttig.

Hvis du vil opprette en, klikker du på overskriften Søkemapper under innboksen du vil administrere, og velger Ny søkemappe. Det finnes ulike maler - post merket for oppfølging, ulest post, den slags ting - men det nederste alternativet lar deg lage en søkemappe basert på dine eksakte spesifikasjoner.

Forrige Side 5 av 11 Neste Forrige Side 5 av 11 Neste

5. Deal med søppel

Å håndtere uønsket e-post er en uheldig del av prosessen, men du kan gjøre mer enn bare å blokkere enkeltavsendere. Gå til Hjem> Uønsket> Alternativer for uønsket e-post for å få tilgang til Outlook's fullstendige utvalg av spam-repellenter.

Det er opp til deg hvor streng du vil være på kontoens tilgangskrav. Du kan for eksempel hviteliste avsendere fra kategorien Sikker avsender og bruke riktig valg på fanen Alternativer for å automatisk søppelpost fra alle, utenom de du har tillatt. Du kan til og med bruke kategorien Internasjonal til å blokkere tilgang fra hele toppdomener.

Forrige Side 6 av 11 Neste Forrige Side 6 av 11 Neste

6. Bruk kryptering

Selv om det legger til et ekstra lag med stress, kan det ekstra sikkerhetslaget som e-postkryptering tilbyr gjøre forskjellen i en kritisk situasjon. Det er ikke umiddelbart tydelig hvis Outlook støtter kryptering, men det er greit når du vet hvor du skal se.

Gå til File> Options> Trust Center, og klikk deretter Trust Center Settings. Klikk på Email Security og klikk på Get Digital ID for å åpne et nettleservindu som vil vise deg mot ulike tjenester som vil gi deg de relevante legitimasjonene for å kryptere postene dine..

Når du er alle registrert, går du tilbake til sikkerhetsfanen for e-post og slår på det riktige krypteringsalternativet - men sørg for at mottakeren har nøkkelen, eller at e-posten ikke kommer gjennom.

Forrige Side 7 av 11 Neste Forrige Side 7 av 11 Neste

7. Hurtige trinn

Quick Steps-delen av hjemmebåndet vil på passende måte hjelpe deg med å danse rundt e-postene dine med hastighet. Som standard inneholder den en rekke vanlige handlinger - flytting av mails til mapper, videresending dem til lederen din og lignende - men du kan tilpasse menyen til dine presise spesifikasjoner.

Begynn med å utvide den til et vindu ved å klikke på ikonet nederst til høyre. Klikk Ny, velg Tilpasset, og bruk rullegardinmenyen for å velge handlingen du vil automatisere. Når du er fornøyd med ditt valg, kan du også tilordne en tilpasset [Ctrl] + [Shift] + nummergenvei til den, noe som betyr at du kan utføre handlingen uten å ta hendene av tastaturet.

Forrige Side 8 av 11 Neste Forrige Side 8 av 11 Neste

8. Kalender tweaks

Så mye som vi alle ville like våre dager til å bli delt inn i pene tretti minutter, er det ikke alltid tilfelle. Outlook-kalendervisningen kan bryte dagen din i mye mer nøyaktige stykker - bare høyreklikk en tom kalenderplass, velg Vis innstillinger> Andre innstillinger, og endre tidsskalaen etter din smak.

Det er også veldig nyttig å kombinere oppgavelisten med kalenderen din for å få et godt overblikk over dagens virksomhet. Bare åpne kalenderen, gå til visningsbåndet, og bruk Daglig oppgavelisteknapp for å plassere det der det passer deg.

Forrige Side 9 av 11 Neste Forrige Side 9 av 11 Neste

9. Statusrapport

Statuslinjen nederst på skjermen kan tweaked for å vise nøyaktig hva du trenger å se. Hvis du aldri bruker zoomkontrollen, kan den for eksempel bli fjernet helt - og du kan legge til en titt på den gjenværende e-kvoten din hvis du bruker en konto med begrenset plass. Bare høyreklikk den for å få opp tilpassingsmenyen, og deaktiver eller aktiver informasjonen du trenger.

Det samme gjelder for hurtigstartsverktøylinjen øverst på skjermen - høyreklikk den og velg Tilpass Quick Launch Toolbar for å angi hvilke ikoner du vil se - og du kan til og med lage dine egne båndmenyer ved å gå til File > Valg> Tilpass bånd.

Forrige Side 10 av 11 Neste Forrige Side 10 av 11 Neste

10. Banish winmail.dat

Her er en merkelig en som har gått i årevis og på en eller annen måte uforklarlig, det er fremdeles i dagene i Outlook 2016. Du sender en mail, og enkelte mottakere klager på å få et mystisk vedlegg - winmail.dat - som de ikke kan åpne eller gjør noe med. Hvorfor får de det? Fordi du sender e-post i RTF-format, og det er Windows 'måte å pakke opp alle skriftene og vedleggene du har med.

For å stoppe dette, bruk enten ren tekst eller HTML for å sende meldingene dine. Gå til Arkiv> Valg> E-post, bla ned til Meldingsformat og sørg for at Outlook er satt til å konvertere Rich Text-meldinger til HTML-format for å forhindre at det skjer igjen.

  • Hvis du er en Apple-datamaskin bruker, sjekk ut våre Outlook for Mac 2016 tips
Forrige Side 11 av 11 Neste Forrige Side 11 av 11 Neste
aksjer