Introduksjon

Mange av oss tilbringer en stor del av vår tid på å slå hodene våre mot Excel. Dessverre kan vi ikke hjelpe deg med å lage de spesifikke tallene i Office 2016s regneark-app - det er på deg - men vi kan vise deg noen ting som vil gjøre livet ditt lettere.

Vi ser på triks du kan trekke av inne i cellene og ut, forbedre Excels grensesnitt mens du gjør beregningene dine mer kraftige og allsidige. Du kan øke hastigheten på dataregistreringen, endre verdierarket hele, og mye mer.

Disse tipsene er rettet mot Excel 2016-brukere, og vi har brukt Windows til å trekke dem av, men de burde alle fungere på versjoner av Excel fra 2010 og fremover, og med de riktige snarveisskiftene, vil jobben på Mac også.

  • Ta også en titt på våre beste Word 2016-tips, sammen med våre PowerPoint 2016 tips og Outlook 2016 tips
Forrige Side 1 av 11 Neste Forrige Side 1 av 11 Neste

1. Automatisk data

Hvis du forbereder et regneark, men ennå ikke vet hva som skal gå inn i det, kan du fylle ut feltene med tilfeldige eksempeldata før faktum for å sikre at formlene dine fungerer som de skal. Klikk i øverste venstre celle i området du vil fylle ut og skriv inn formelen = RANDBETWEEN (50,100) for å generere et tall mellom 50 og 100. Endre verdiene for å passe typen data du vil jobbe med.

Nå bare dra fyllehåndtaket til cellen over området du vil fylle med data - det vil generere et nytt tilfeldig tall for hver celle.

Forrige Side 2 av 11 Neste Forrige Side 2 av 11 Neste

2. Ingen formel fumbling

Å skrive egne formler kan være en vanskelig oppgave, men moderne versjoner av Excel gjør det langt enklere enn det en gang var. Gå til Formulas-fanen for å finne Funksjonsbiblioteket, en stor samling av alle Excel-formler.

Klikk på cellen der du vil sette inn formelen din, og dykk inn - de er alle kategorisert, hver inneholder en beskrivelse av funksjonen hvis du svinger over den, og et enkelt grensesnitt for å skrive inn verdiene du vil ha beregnet.

AutoSum-funksjonen, på samme sted, er en rask måte å gjøre opp tall uten å skrive.

Forrige Side 3 av 11 Neste Forrige Side 3 av 11 Neste

3. Pasta opp

Visse formler, som tilfeldig talgeneratoren beskrevet i vår første tips, vil ha en tendens til å få tallene dine til å hoppe litt. Hvis du vil beholde dem statisk, kan du kopiere dataene, og bruker kun de genererte verdiene uten formler, ved hjelp av høyreklikkmenyen. Dette er også en god måte å distribuere regneark for å lese uten å avsløre arbeidet ditt.

Utforsk menyen Lim inn for å se hvilke andre typer lim-operasjoner du kan utføre: prøv å bruke Lim inn kobling for å raskt opprette koblede celler mellom ark, eller Transponér for å lime inn et rutenett med dataene med kolonnene og radene byttet rundt.

Forrige Side 4 av 11 Neste Forrige Side 4 av 11 Neste

4. Se formler

Ved å klikke gjennom et ark fullt av tall for å finne ut hvordan de har kommet, er det ikke en oppgave mange vil gjenta. Det er tregt og arbeidskrevende, og lett å miste spor. Det er bedre å bruke snarveien [Ctrl] + [] (det er nøkkelen øverst til venstre på tastaturet ditt - like under Escape-tasten) for å vise alle formlene på arket ditt i stedet for resultatet. Treff snarveien igjen for å bytte dem tilbake.

Hvis du av en eller annen grunn vil at arket skal vise teksten til en formel i stedet for resultatet av det - kanskje du oppretter et demonstrasjonsark for å vise hvordan ting er ment å virke - bare høyreklikk på cellen den er i og velg Formater celler> Tekst.

Forrige Side 5 av 11 Neste Forrige Side 5 av 11 Neste

5. Hurtig formatering

Dra for å velge en gruppe data, og se etter et ikon som vises nederst til høyre i utvalgsområdet. Dette kan være Excels kuleste funksjon: hurtiganalyseverktøyet.

Det gir deg øyeblikkelig tilgang til en rekke nyttige formateringsfunksjoner, helt fra å fargelegge cellene dine basert på deres rekkevidde for å implementere sparklines, summer og diagrammer. Hold musepekeren over hvert alternativ for å se en forhåndsvisning, og klikk den for å låse den ned. Bruk det samme verktøyet til å slette formatering hvis det blir for mye - du finner det klare alternativet under overskriften Formatering.

Forrige Side 6 av 11 Neste Forrige Side 6 av 11 Neste

6. Definer konstanter

Hvis du er en stor Excel-bruker, er det sannsynlig at du kjører med de samme tallene mye av tiden. Definere en konstant - som representerer et komplekst tall med et kort ord - kan øke hastigheten på oppretting av formel. Gå til kategorien Formler og klikk på Definer navn.

Trykk på ordet eller koden du vil bruke i den øverste boksen (for eksempel 'speedlightvacuum') og verdien du vil representere den i nederste boksen (si '299792458'). Nå kan du bare skrive det konstante navnet i stedet for nummeret, og forhindre feil senere. Hvis lysets hastighet i et vakuum skifter, slik det ofte gjør, hopper du inn i Navn Manager og justerer nummeret - det vil endre verdien uansett hvor du har brukt den i arbeidsboken din.

Forrige Side 7 av 11 Neste Forrige Side 7 av 11 Neste

7. Hold kommentarer

En god arbeidsbok er en som andre kan lese og arbeide med, uten hjelp av skaperen. Å presentere noen med en kompleks web av tall og forventer at de får resultater er bare urettferdig. Høyreklikk en celle du vil forklare og velg Sett inn kommentar for å legge ved et notat til den cellen; Du kan endre størrelsen på og plassere kommentarboksen hvis nødvendig. En celle med en kommentar er merket med en rød blits i øverste høyre hjørne, og svever over cellen vil vise den kommentaren.

Det er en god ide å legge til kommentarer i kolonne- eller radhoder, og bruk avstandsverktøyene for å flytte dem rundt slik at de ikke overlapper. Knappen Vis alle kommentarer i Review-fanen vil bringe dem opp på en gang.

Forrige Side 8 av 11 Neste Forrige Side 8 av 11 Neste

8. Sidestegs nedgang

Et regneark full av formler er en vakker ting, men å lage små tweaks eller å kjøre store datasett kan få stor innvirkning på ytelsen til datamaskinen som helhet. For å redusere effekten, kan du be Excel om å bruke mindre av prosessoren din - dette gjør at komplekse formler tar lengre tid å oppdatere, men la resten av CPUen være åpen for andre oppgaver.

Gå til Arkiv> Valg> Avansert og bla ned til formler-delen. Du kan enten deaktivere multi-threaded beregning helt eller, eller bruk den manuelle radioknappen til å velge hvor mange tråder du vil bruke til å kjøre beregningene dine..

Forrige Side 9 av 11 Neste Forrige Side 9 av 11 Neste

9. Skjære hjørner

Vi har noen få nyttige snarveier for å få deg til å jobbe raskere, nå, med [Ctrl] + [Shift] + [$], som automatisk konverterer en rekke tall til hva standardvalutaen din er. [Ctrl] + [Shift] + [#] konverterer derimot en rekke numre til standard datoformat.

Å holde [Ctrl] og trykke på piltastene hopper til slutten av den nåværende raden eller kolonnen; hold [Shift] i tillegg til å velge de cellene. [Ctrl] + [Pg Up] eller [Pg Down] hopper mellom arkene i din nåværende arbeidsbok. Det finnes mange flere søk-snarveier i søkeboksen for å finne dem - men dessverre er det ikke mulig å lage dine egne snarveier på samme måte som Word 2016.

Forrige Side 10 av 11 Neste Forrige Side 10 av 11 Neste

10. Se fremtiden

Excel inneholder nå prognostiseringsverktøy som vil analysere historiske data og forutsi fremtidige trender basert på dem. Du må begynne med en nøkkelkolonne enten sortert med påfølgende indekser eller datoer slik at verktøyet vet hvilken rekkefølge dine data er i. Velg deretter alle relevante data og hodet til Data> Forecast-ark. Du kan enten trykke på Opprett eller utvid Alternativer-menyen for å finjustere utdataene.

Du får en linjediagram med Excels gjennomsnittlige projeksjon, og dens tanker om potensielle øvre eller nedre grenser for fremtidige tall. Vi ville ikke ta det som evangelium, men det er et nyttig verktøy for å potensielt ekstrapolere informasjon fra ellers forvirrende figurer.

Forrige Side 11 av 11 Neste Forrige Side 11 av 11 Neste
aksjer