Hvordan være fantastisk på e-post

Liker det eller ikke, e-post er grunnlaget for mye av vår online kommunikasjon, fordi den gir en pålitelig kanal som er uavhengig av tjenester som kan komme eller gå over tid. Så hvordan får du mest ut av e-posten din?

Forrige Side 1 av 9 Neste Forrige Side 1 av 9 Neste

Få det du vil ha ut av e-post

I motsetning til sosiale medier chatter, teksting eller til og med telefonsamtaler, har en e-post et nivå av permanentitet, og i mange tilfeller seriøs holdning som andre online kommunikasjonsmedier kan kjempe for å formidle.

Som sådan før du faktisk begynner å skrive, bør du vurdere hva det er som du vil ha ut av e-posten. Hvis det bare er en videresendt vits, er det sannsynligvis ikke verdt å sende, men hvis du prøver å få informasjon eller handling ut av et sekundært parti, gjør det så klart som mulig så raskt som mulig. E-postene som prevarikere er de som raskt blir glemt, spesielt hvis det er første gang du kontakter noen.

(Bildetekst: Bilde av Terry Presley / Flickr / CC BY-SA 2.0)

Forrige Side 2 av 9 Neste Forrige Side 2 av 9 Neste

Emne linjer

Tenk på emnelinjen i e-posten din som annonseringskonsollen. Annonser er vanligvis korte og kortfattede, fordi de ikke har mye tid til å fange oppmerksomheten. Det samme gjelder nøyaktig for hvilken epost du sender. Ikke alle e-postene vil bli lest i sin helhet, men alle med e-post vil i hvert fall skanne sine innboksfeltlinjer regelmessig.

Brevity i emnelinjer er din venn, og det er et prinsipp vel verdt å søke på e-postene dine generelt. Gjør motivet kort og stramt, og det vil skille seg ut, men motstå trangen til å sette alt i alle caps eller med mye unødvendig tegnsetting eller noe som kan skremme eller irritere deg hvis det blir videresendt.

(Bildetekst: Bilde av Cambodia4kids.org/Flickr/CC BY-SA 2.0)

Forrige Side 3 av 9 Neste Forrige Side 3 av 9 Neste

Når skal du sende

Det er ingen absolutt hard og rask regel på den "beste" tiden for å sende e-postmeldinger, fordi det avhenger av både innholdet og forholdet mellom avsender og mottaker.

I et arbeidsmiljø sjekker de fleste innbokserne relativt tidlig på arbeidsdagen, så små og lettvirkelige elementer kan best adresseres, men du må veie det mot det faktum at de vil pløye gjennom potensielt hundrevis av andre e-postmeldinger samtidig.

Hvis du har lengre og mer ubemannet tekst å sende, er det bevis som tyder på at de er mer sannsynlig å bli adressert senere på ettermiddagen mens folk slapper av på jobben, selv om det samme ikke er tilfelle i helgene, hvor e-postopptakstakene for virksomheten er vanlige å synke markant, selv i smarttelefonen alltid tilkoblet verden.

(Bilde kreditt: Bilde av Alan Cleaver / Flickr / CC BY-SA 2.0)

Forrige Side 4 av 9 Neste Forrige Side 4 av 9 Neste

Hva å legge inn i din e-post

Gratulerer! Din faglinje fungerte, og nå ser mottakeren på e-posten din selv. Her igjen, å holde ting enkelt og kortfattet, er ditt beste valg for å få det du vil ha ut av e-posten din.

Hvis du stiller et spørsmål eller ber om en handling, legger du frem og midt på e-posten din, fordi det alltid er fare for at mottakeren bare skummer på e-posten eller vil bli distrahert mens du leser. Vanligvis angir saken din vil oftere enn ikke føre til handling på mottakerens side, mens blathering på vil miste dem raskt. Husk at det er sannsynligvis hundre eller flere andre e-postmeldinger å følge med deg.

Selv om bredbåndsforbindelser har forbedret seg markant de siste årene, er det fortsatt en god idé å begrense antall vedlegg du sender via e-post. Enkelte innboksoppsett vil ganske enkelt avvise vedlegg over en viss størrelse, men selv om du suger inn under den grensen, har du ingen kontroll over hvor mottakeren din vil få tilgang til e-posten sin.

Det kan være på sin hurtige hjemme- eller kontorforbindelse, men de kan også bruke en flaky mobilforbindelse som koster dem for hver KB av data og kun dråpefôringsdata på grunn av brukeroppmettet av nettverket. Når du er i tvil, bruk en online lagringstjeneste som Dropbox for eventuelle store vedlegg, slik at mottakeren din får tilgang til store filer når og når de trenger dem. De vil sette pris på bevegelsen, og du får et bedre inntrykk med e-posten din som et resultat.

(Bildetekst: Bilde av Blake Burkhart / Flickr / CC BY-SA 2.0)

Forrige Side 5 av 9 Neste Forrige Side 5 av 9 Neste

Sender felt

Alle forstår hva feltet Til i en epost er for, fordi det tjener samme funksjon som adressene vi pleide å sette på utsiden av fysiske konvolutter. Går hinsides det, og forvirring og feil regjerer øverste.

For det første er det CC, kort for "Carbon Copy". Det er ment for sekundære e-mottakere med kjernen ideen er at du varsler en ekstra fest med hensyn til arten av diskusjonen din. Det klassiske eksempelet her ville være hvis du diskuterer et arbeidsprosjekt med en kollega, og du vil varsle din leder om at prosjektet blir dekket på en bestemt måte, fordi det skaper et digitalt papirspor og bevissthet.

Saken er at hver enkelt e-postklient vil tillate deg å sette flere e-postadresser i enten "Til:" eller "CC:" -feltene. Strengt tatt bør feltet Til: være for de som du vil få direkte handling fra med hensyn til e-postpersonen din, men det behandles ikke alltid på den måten.

(Bildetekst: Bilde av RaHuL Rodriguez / Flickr / CC BY-SA 2.0)

Forrige Side 6 av 9 Neste Forrige Side 6 av 9 Neste

Ikke slå tilbakekalling!

Noen e-postsystemer tilbyr en "tilbakekallingsfunksjon", men dette er i hovedsak overflødig i de fleste tilfeller, fordi det er avhengig av begge endene av e-postkjeden som har det samme klient- og servermiljøet, vanligvis Microsoft Exchange og Outlook.

I det øyeblikket noen får tilgang til e-post via en annen klient, vil alt en tilbakekalling gjøre, sende en melding som ber om tilbakekalling av den opprinnelige e-postadressen. Alt dette virkelig gjør, er påpekt i lyse skinnende bokstaver at du har gjort en slags feil. Det er uten tvil bedre etikette å sende en umiddelbar unnskyldning for noe som sendes feil, enn en maskingenerert.

Ett triks som kan hjelpe deg hvis du finner utilsiktede e-postmeldinger som bekymrer deg, er å sette opp en regel i din e-postklient, og du kan utsette sending av en bestemt e-post i et minutt eller to etter at du har trykket på send-knappen. Det gir deg litt pustetid for å vurdere meldingen, lese den om igjen og deretter avbryte den før den etterlater utboksen din.

Det ene unntaket er imidlertid Gmail, som offisielt har introdusert en ny "Angre send" -funksjonen til sitt webgrensesnitt.

Forrige Side 7 av 9 Neste Forrige Side 7 av 9 Neste

Når og hvordan å svare

Det er imidlertid et sekundært, større problem med CC, og det er en som dukker opp når du har en stor gruppe å sende til eller forvente svar fra. Hvis du legger inn en e-postadresse i enten Til eller CC: -feltet, vises de til hvert parti som mottar e-posten, i tillegg til å sette dem i direktelinjen til hvert enkelt svar som bruker "Svar til alle".

Hvis en lang e-postkonversasjon bryter ut mellom to personer i CC: -feltet og en vedvarende bruker "Svar til alle", blir du raskt oversvømmet i dusinvis av e-postmeldinger uten relevans for deg, så vel som en økende mengde irriterte mottakere. Det er den vanligste brudd på enkel e-postetikette, men heldigvis er løsningen ganske enkel.

Så når skal du bruke funksjonen Svar til alle? Når du er sikker på at ditt svar må sees og / eller handles av alle i Til: og CC: -feltene. Hvis det ikke er tilfelle, bruk bare et enkelt svar på den opprinnelige avsenderen, eller rediger de som ikke har behov for inngang eller bevissthet om svaret ditt..

(Bildetekst: Bilde av AJCI / Flickr / CC BY-SA 2.0)

Forrige Side 8 av 9 Neste Forrige Side 8 av 9 Neste

Kraften til BCC

BCC: (for Blind Carbon Copy) -feltet gir deg mulighet til å legge til adresser som du vil løse inn i en bestemt e-post på samme måte som du kan legge til i et Til: eller CC: -felt. Det er imidlertid en viktig forskjell, fordi BCC: holder listen over de i BCC: -feltet helt usynlig bortsett fra avsenderen.

Selv de som er i feltet Til: ser ikke BCC: mottakere. Dette gjør det mulig for en veldig enkel kommunikasjonssløyfe som stopper de som kanskje ikke vil ha eller trenger oppfølgingsemails hvis du bare legger din egen e-postadresse i feltet Til: og alle andre mottakere i BCC: -feltet.

Hver mottaker vil bare få e-posten din, du får en bekreftelseskopi først for å sikre at den ikke har gått tapt i de svingete korridorene på Internett, og du utsetter ikke andres e-postadresse samtidig.

(Bildetekst: Bilde av Stuart Richards / Flickr / CC BY-SA 2.0)

Forrige Side 9 av 9 Neste Forrige Side 9 av 9 Neste
aksjer